Los escritorios limpios y los cajones de escritorio ordenados solo rayan la superficie de lo que significa una buena organización. En cambio, organizar a sus empleados a menudo significa ir tras bambalinas y abordar la organización de la oficina desde adentro hacia afuera. También puede significar incorporar un poco de pensamiento creativo, así como medidas tradicionales y obvias, en su enfoque para organizar a los empleados.
Dejar de multitarea
Aunque puede parecer que la multitarea es una buena manera de hacer más trabajo, trabajar en múltiples tareas al mismo tiempo disminuye la productividad y frena los intentos de organizar a los empleados. Según la American Management Association, la disminución neta de la productividad puede llegar al 75 por ciento. Establezca una regla clara que obligue a sus empleados a priorizar las actividades y tareas, y trabaje primero en la tarea o actividad de mayor prioridad. Esto no solo mejora la productividad y reduce el estrés, sino que también resulta en un flujo de trabajo mejor organizado.
Configurar un repositorio de información
Identifique y configure una ubicación central, como un marco de aplicación basado en la Web o una unidad de red compartida, para almacenar formularios, plantillas de documentos, copias de las políticas de la empresa y cualquier otra información que los empleados compartan o accedan con frecuencia. Tener una ubicación para almacenar información de acceso común facilita el acceso y ayuda a mantener a todos organizados. De la misma manera, un calendario central, compartido de la compañía o departamento, informa a todos sobre lo que está sucediendo y ayuda a los empleados a crear planes diarios y semanales.
Reuniones y Comunicaciones
Establezca expectativas claras, delegue tareas y avise con anticipación sobre los cambios cuando sea posible. Permitir que los empleados sepan qué espera y en qué quiere que trabajen permite una planificación anticipada y una mejor organización. Organice reuniones individuales y grupales semanales o mensuales para evaluar el progreso en el cumplimiento de las metas asignadas.Diríjase a una buena organización directamente a través de talleres, oradores destacados y trabajo con empleados que luchan por mejorar sus habilidades organizativas. Aliente la toma de notas durante las reuniones para reducir la posibilidad de que el olvido afecte a la buena organización.
Permitir tiempo para la planificación
Exija a los empleados que reserven 15 minutos para la planificación al final de cada día. Incluya 15 minutos adicionales cada viernes por la tarde para revisar el calendario de la próxima semana y prepararse para la próxima semana. Ayudar a sus empleados a mejorar sus habilidades de planificación también mejora la organización al permitirles preparar materiales o información con anticipación. La planificación anticipada también puede ayudar a los empleados a ver dónde podrían estar tratando de encajar demasiado en un día laboral, lo que indica la necesidad de volver a priorizar las metas diarias o pedir ayuda.
