Anualmente, las compañías que ofrecen beneficios para empleados tienen un período de inscripción abierto para que los empleados se inscriban o renueven su cobertura de atención médica para el próximo año. Al prepararse para el período de inscripción abierta, muchas compañías lanzan una campaña para comunicar información sobre sus opciones de beneficios. La campaña puede tener un enfoque multifacético utilizando comunicaciones electrónicas y escritas junto con sesiones abiertas para explicar el plan de salud del próximo año y las opciones de beneficios.
Campaña electronica
Las comunicaciones electrónicas de los empleados sobre la inscripción abierta son comunes en el lugar de trabajo de hoy. Las campañas de comunicación de inscripción abierta incluyen correos electrónicos masivos a todos los empleados con información sobre los planes de beneficios y recordatorios sobre cuándo y cómo inscribirse, boletines semanales con artículos sobre opciones de beneficios y folletos de beneficios. La información que se envía por correo electrónico puede publicarse en la intranet de la empresa, un sitio web interno, para que los empleados se puedan vincular a través de los correos electrónicos. El proveedor que maneja el proceso de inscripción puede tener un sitio web para la inscripción electrónica que puede contener información sobre las opciones de beneficios. Los empleados pueden revisar la información electrónica de beneficios en su tiempo libre e inscribirse en su conveniencia antes de que finalice el período de inscripción abierta.
Conferencia telefónica / reunión web
Los empleadores más grandes pueden realizar llamadas de conferencia a lo largo de la compañía con reuniones web de acompañamiento durante la inscripción abierta. Las llamadas pueden ser recibidas por el departamento de recursos humanos y solicitar la contratación de invitados de los proveedores para proporcionar los beneficios del próximo año. Cada proveedor puede hablar con las ofertas y responder preguntas. Las presentaciones que incluyen una demostración del sitio web de inscripción se pueden seguir en línea a través de una reunión web durante la llamada.
Sesiones de inscripción abierta cara a cara
Para comunicarse con los empleados que no tienen computadora o acceso telefónico, las empresas pueden celebrar varias sesiones abiertas de inscripción cara a cara. Al igual que el concepto de llamada de conferencia, los representantes del departamento de recursos humanos de la empresa y los proveedores del plan de salud pueden celebrar reuniones en persona con los empleados para explicar los beneficios y el proceso de inscripción. Se pueden llevar a cabo varias sesiones para acomodar a los empleados en diferentes turnos y permitir un entorno más íntimo para que los empleados hagan preguntas.
