Los clubes y asociaciones de motociclistas no solo brindan la oportunidad de que los ciclistas se reúnan socialmente, sino que también les brinda la oportunidad de recaudar fondos para todo tipo de organizaciones benéficas. Los miembros de los clubes de motocicletas suelen ser pilotos recreativos que desean contribuir a causas de necesidad. Ya sea que los clubes participen en eventos anuales de recaudación de fondos o viajen una vez en apoyo de una causa especial, muchos corredores contribuyen con su tiempo y dinero. Sin embargo, hay algunos pasos básicos a seguir para organizar una recaudación de fondos exitosa.
Haga un mapa de una ruta, preferiblemente en carreteras secundarias con menos tráfico. Muchas carreras de caridad recorren una ruta escénica por el campo. Dependiendo del período de tiempo para la carrera, un evento de viaje de caridad de un día puede cubrir una distancia de 50 a 100 millas de ida y vuelta. No hay necesidad de que los corredores se presionen demasiado, ya que no es una competencia. Una carrera típica generalmente comienza a las 11 a.m. y termina a las 6 p.m. Las carreras más cortas a veces comienzan temprano en la mañana y terminan a media tarde.
Póngase en contacto con la cámara de comercio local para programar una fecha para el evento. Asegúrese de que no haya conflictos con otros eventos programados en la comunidad ese mismo día. La cámara también puede ayudarlo a promover su recaudación de fondos al publicar los detalles del evento en el propio calendario de eventos de la cámara.
Escriba las reglas para participar en el evento para distribuir a aquellos que se registran para viajar. Asegúrese de que todos los pasajeros comprendan claramente las reglas de seguridad de antemano. Indique que se espera que los participantes mantengan una distancia segura detrás del ciclista que viaja al frente, además de viajar dos por dos siempre que sea posible. Los ciclistas deben usar la ropa y el equipo de conducción adecuados, incluidos pantalones largos, chaqueta, botas, guantes y un casco de seguridad.
Crear un formulario de registro. Si su organización tiene un sitio web, es posible que desee ofrecer la comodidad de la preinscripción en línea junto con el formulario de registro por correo tradicional. Programe una inscripción final en persona para comenzar una hora antes del evento. Incluso aquellos que se han registrado anteriormente deben pasar por la mesa de registro para recoger camisetas y otra información sobre el evento.
Póngase en contacto con los clubes locales de motocicletas en su área y solicite su participación en su evento de recaudación de fondos. La mayoría de los clubes de motociclistas suelen participar en actividades de recaudación de fondos para organizaciones benéficas, aunque algunos solo apoyan organizaciones benéficas específicas (ver Recursos más adelante).
Dele a su causa un poco de promoción adicional diseñando una camiseta para el evento para que la lleven los voluntarios y los participantes. Entregue las camisetas en el registro el día del evento (ver Recursos más adelante).
Solicite patrocinadores para apoyar el evento. Su objetivo debe ser asociarse con empresas, que comparten un interés genuino en la misión de su organización. Alinéese con los partidarios que mejorarán la credibilidad de su organización y promoverán su causa. Tenga en cuenta que los patrocinadores quieren algo a cambio de su filantropía. El patrocinio de eventos caritativos ayuda a una empresa a desarrollar una buena reputación en la comunidad y ofrece una excelente oportunidad para la comercialización. Diríjase a las empresas que están dirigidas al mismo segmento de la población para la cual se está planificando su evento. Por ejemplo, si está tratando de recaudar dinero para comprar una camioneta para silla de ruedas para una comunidad de vivienda asistida local, hable con empresas que ofrezcan productos o servicios a personas mayores (por ejemplo, proveedores de equipos médicos, clínicas de terapia física, abogados de derecho de los ancianos).
Anuncia el evento. Solicite permiso a los propietarios o gerentes de negocios locales para publicar folletos sobre el evento. Concéntrese en las empresas donde es probable que vayan los jinetes, patrocinadores y donantes que necesita. Asegúrese de incluir detalles como la fecha y la hora de inicio del evento, así como el nombre, la dirección postal, la dirección del sitio web y el número de teléfono de su organización. Comuníquese con las estaciones de radio y televisión locales para obtener información sobre sus políticas de transmisión de anuncios de servicio público gratuitos para organizaciones sin fines de lucro. Llame a los periódicos locales para informarles del evento. Además de anunciar su evento, muchos periódicos de la ciudad enviarán un fotógrafo el día del evento y, a veces, publicarán una breve historia con fotos.
Pida voluntarios para ayudar a preparar y limpiar después. Esta es una buena manera de informar a las personas en la comunidad sobre el evento y la causa que beneficiará. Haga arreglos para que personas con teléfonos celulares se posicionen en varios lugares a lo largo de la ruta en caso de una emergencia. Reclute individuos que sean confiables, ingeniosos y se comuniquen fácilmente con otros.
Planee terminar el viaje en un restaurante local donde los pasajeros recibirán bebidas y una comida gratis. La organización de una comida tipo bufé permite que los pasajeros cansados y hambrientos sean atendidos más rápidamente.
