Si bien una sociedad sin dinero en efectivo podría ser el escenario ideal de los futuristas, los dueños de negocios minoristas saben que hay muchas personas que todavía usan dinero y cheques para hacer sus compras diarias. Si tiene cualquier tipo de tienda o restaurante, es probable que tenga un montón de cheques y dinero en efectivo al final de cada día hábil. Su banco o institución financiera querrá que complete formularios de depósito comercial para acompañar todos sus depósitos. Esto proporciona un registro que lo protege a usted y al banco en caso de errores contables.
Mejores prácticas para el manejo de efectivo
A menos que sea un operador propietario sin empleados, es crucial que practique la doble custodia cuando se trata de todos los procedimientos de manejo de efectivo. Esto significa que cuando esté contando dinero para su destino final (o para entregarlo a otra persona, como en un cajón de efectivo), siempre debe incluir dos personas para contar y verificar los totales entre sí.
Una vez que haya contado el dinero y completado el comprobante de depósito en efectivo, colóquelo en una bolsa de depósito y ciérrelo. Nunca deje dinero suelto en un cajón del escritorio u otro escondite sin contar todo el monto. Una vez que haya bloqueado la bolsa, revise la cerradura para asegurarse de que no pueda abrirse. Esto asegurará que la cantidad de dinero que contó sea la misma cantidad de dinero que llegará al banco cuando realice el depósito.
Utilice los comprobantes de depósito de negocios correctos
Casi todos los bancos e instituciones financieras proporcionarán comprobantes de depósito comerciales preimpresos para su negocio. La mayoría de ellos cobrarán por este servicio, por lo que es posible que desee darse una vuelta por Internet para ver si puede pedir versiones más económicas por correo electrónico. Independientemente de la fuente, los comprobantes de depósito deben incluir el nombre y la dirección de su empresa y la información de su banco, así como su número de cuenta y número de ruta bancaria.
Completar comprobantes de depósito comercial
Llene las líneas en blanco en el recibo que se proporcionan para efectivo y cheques. Comience con dinero en efectivo, que se indicará en la línea superior. Escribe el total, incluyendo dólares y centavos. Verifique para asegurarse de que tiene la cantidad correcta escrita en el comprobante.
La inclusión de cheques en una boleta de depósito puede ser tediosa, especialmente si su empresa los toma en gran cantidad cada día, pero es importante que ingrese cada cheque individual. Su boleta de depósito tendrá una pequeña cantidad de líneas en el frente para ingresar cheques junto con una mayor cantidad de líneas en la parte posterior de la boleta. Ingrese los cheques en la parte frontal de la boleta hasta que se quede sin espacios y luego continúe usando la parte posterior.
Debajo del espacio final para cheques en el frente hay un lugar para el subtotal del depósito de cheques. Sume la cantidad de todos los cheques que deposita ese día e ingrese ese total en este espacio. Agregue este subtotal a la cantidad de efectivo en su depósito y coloque este total final en la parte inferior de la boleta de depósito en el espacio indicado para ello.
Una vez que haya completado la boleta de depósito completa, firme el libro de registro de depósitos de su empresa y haga que la persona que verifica sus cuentas lo firme o lo inicie también. Firme o selle el dorso de todos los cheques para endosarlos. Coloque la boleta de depósito junto con los cheques endosados y el efectivo en una bolsa de depósito y guárdela en un lugar seguro hasta que pueda hacer el depósito.
