Si su empleado se encuentra temporalmente sin trabajo y tiene una discapacidad a corto plazo, puede tratar cualquier pago por enfermedad que reciba como si fuera un salario regular. Usted informa el pago por enfermedad en el recuadro 1 con su otra compensación. También aparece en el Cuadro 3 si está reteniendo el impuesto sobre la renta y el Cuadro 5 para el Seguro Social y Medicare. Alternativamente, puede distinguir un segundo W-2 que solo cubra el pago por enfermedad.
El W-2 separado
Si usa un W-2 separado para el pago por enfermedad o incapacidad, lo reporta como lo haría con el salario regular. El cuadro 1 muestra la cantidad de pago por enfermedad que el empleado debe incluir en los ingresos. El recuadro 2 reporta cualquier impuesto federal retenido. Las casillas 3 y 4 informan el monto sujeto al impuesto de la Seguridad Social y el impuesto retenido; Las cajas 5 y 6 hacen lo mismo para Medicare.
Cheque de seguro
Si los pagos provienen de un tercero como una aseguradora, y el empleado paga la póliza, incluso si se compra a través de su plan de salud, ninguno de los pagos por incapacidad es ingreso sujeto a impuestos. Si paga el 100 por ciento de la póliza, el 100 por ciento de los beneficios está sujeto a impuestos; Si su compañía paga el 40 por ciento, entonces el 40 por ciento de los beneficios está sujeto a impuestos. Reporte los pagos por incapacidad no sujetos a impuestos en la casilla 12 del formulario W-2, usando el Código J.
Otros pagos
Cualquier pago por gastos médicos relacionados con enfermedad o discapacidad no está sujeto a impuestos, y no se aplica a la W-2. Tampoco informa los beneficios que no están relacionados con que el empleado no esté en el trabajo. El pago de dos semanas por enfermedad está sujeto a impuestos, pero no lo es una suma fija por perder una pierna. Los pagos de compensación para trabajadores no están sujetos a impuestos y no aparecen en el formulario W-2.
