El efectivo es más que monedas y moneda en el mundo de los negocios. También incluye cheques, transacciones con tarjetas de crédito y giros postales. Al utilizar las mejores prácticas para manejar el efectivo, ayuda a reducir los errores y asegura la responsabilidad, incluso si la cantidad de efectivo que maneja es baja. Al crear e implementar controles de manejo de efectivo, puede crear un proceso eficiente para administrar los pagos salientes y el dinero que recibe.
Contabilidad de efectivo
Mantenga un registro de las personas que tienen acceso al efectivo de una empresa y tome nota de las responsabilidades de manejo de efectivo de cada persona. Debe saber dónde está el dinero en efectivo de su empresa en todo momento y poder rastrear irregularidades a individuos específicos. Puede lograr esto asegurándose de que cada pago tenga un recibo de efectivo emitido y registrado, dando a cada cliente un recibo y documentando cualquier transferencia. Un supervisor siempre debe aprobar las transacciones anuladas o reembolsadas y verificar los depósitos en efectivo.
Separación de deberes
Cuando uno o dos tienen la responsabilidad de manejar el efectivo, existe un mayor riesgo de fraude. Al separar los deberes de manejo de efectivo entre varios individuos, una sola persona no puede tener control sobre el proceso de manejo de efectivo. Haga que diferentes personas registren los pagos en efectivo a los registros contables, reciban dinero, depositen fondos, concilien los pagos en efectivo en los registros contables, paguen las cuentas y entreguen los cheques de pago. Cuando se separan los deberes de manejo de efectivo, cada individuo es responsable ante los demás en el proceso de manejo de efectivo.
Reconciliación de efectivo
Cuando tiene implementadas prácticas de conciliación de efectivo, puede confirmar que los empleados registraron las transacciones en efectivo correctamente y tienen un sistema de cheques y saldos. Como mínimo, debe verificar sus estados de cuenta bancarios contra sus recibos de efectivo y depósitos mensualmente. Además de registrar los pagos en efectivo tan pronto como los reciba, cuente y balancee sus recibos de efectivo todos los días y compare todos los recibos con los comprobantes de depósito. Además de una conciliación mensual en efectivo programada, lleve a cabo un cheque sorpresa de los registros contables todos los meses.
Seguridad
Cuando una empresa maneja efectivo, es importante mantener seguros el dinero y los empleados. Para proteger sus activos financieros, siempre realice verificaciones de antecedentes de posibles empleados antes de extender las ofertas de empleo. Siempre guarde el efectivo en un lugar seguro y detalle su política de manejo de efectivo en el manual del empleado. Limite la cantidad de personas que tienen acceso al efectivo a la menor cantidad posible y solo proporcione contraseñas y combinaciones al personal aprobado. Cada año, o cuando un empleado que maneja dinero en efectivo abandona la empresa, cambie todas las combinaciones y contraseñas. Siempre que un empleado cuente efectivo, debe hacerlo en una ubicación que el público o los clientes no puedan ver. Al llevar dinero en efectivo de un lugar a otro, como hacer un depósito o si su empresa tiene un campus grande, use el sistema de amigos. Siempre minimice la cantidad de efectivo en su negocio durante la noche para que no sufra grandes pérdidas en caso de incendio o robo.
