La mayoría de las funciones comerciales no dirigidas por políticas y procedimientos se vuelven caóticas y desorganizadas. La retención de registros no es uno de los aspectos más emocionantes del negocio, pero es uno de los más importantes. Un sistema organizado para el almacenamiento de documentos elimina los registros inútiles y protege el negocio en caso de una auditoría. Saber cuándo guardarlo y cuándo tirarlo es un paso crucial para desarrollar una operación comercial exitosa.
Horario de Retención Universal
Todas las compañías deben desarrollar un sistema para la retención de registros que sea universal para todos los departamentos. Hace que todos estén en la misma página cuando se trata de almacenar registros. Investigue las leyes y estatutos de su negocio y sector operativo. Por ejemplo, una firma de abogados puede tener diferentes requisitos que una pequeña tienda de comestibles. Si es necesario, consulte a un abogado para crear este sistema. Indexar el plan según función y departamento. Crea un horario y asigna códigos de clasificación.
Inventario de registros
El inventario de registros es un paso crucial en la gestión de la retención. Esta es una lista precisa de todos los registros, electrónicos y en papel, dentro de su organización. La lista debe detallar un título para cada registro, como "Contabilidad general" y la ubicación del documento. Además, incluir una clasificación para los registros. Este será el punto de referencia de la retención según el calendario de su empresa. Por ejemplo, componer una hoja de cálculo; la primera columna sería un título, "Informe de antigüedad de las cuentas por pagar". El encabezado de la segunda columna sería una clasificación, "Cuentas por pagar". La columna tres podría ser un departamento, "Contabilidad". El resto de la hoja de cálculo podría implicar la ubicación, “Cuarto de almacenamiento Este, Gabinete Cuatro” y el código de retención, “Programa A”.
Evaluaciones de documentos
El proceso de evaluación implica un análisis de toda la empresa de los registros en el sitio para eliminar los documentos que excedan el período de retención. Esta forma de limpieza de la casa elimina la acumulación de registros en exceso. Utilizando la lista de inventario de registros, destruir documentos caducados. Una vez completado, revise todo el almacenamiento y actualice la lista de inventario. Durante este tiempo, examine las leyes para reconocer cualquier cambio promulgado desde la última revisión. Programar revisiones anuales, trimestrales o mensuales.
