Las organizaciones que cuentan con un proceso de administración de contratos pueden ahorrar tiempo y dinero y, por lo tanto, tener una ventaja en el mercado. En el centro de un proceso de gestión de contratos saludable se encuentra una ubicación central donde se puede acceder fácilmente a todos los términos del contrato.
Analizar el contrato
Revise el contrato para asegurarse de que contiene toda la información pertinente. Un contrato sólido define claramente los roles y responsabilidades de las organizaciones y los individuos. Debe detallar todos los plazos y plazos, identificar cómo se medirán los entregables y establecer claramente los acuerdos de pago.
Entender el fondo
Tomarse el tiempo para discutir dentro de la organización el rol del proveedor de servicios y la relación que se ha desarrollado ayudará a definir los términos del contrato. Si es necesario, reúnase con el proveedor de servicios para identificar cualquier problema pendiente. Una relación sólida con el proveedor de servicios puede ayudar a configurar un contrato que sea beneficioso para ambas partes.
Establecer Protocolos de Monitoreo
Asegúrese de que los sistemas estén en su lugar para recopilar datos, controlar los plazos, informar sobre el rendimiento y organizar la contabilidad. Los procedimientos bien definidos ahorran tiempo y dinero.
Obtener la documentación necesaria
Es vital al comienzo de un contrato identificar todas las licencias y la documentación necesarias, confirmar que toda la información está actualizada y compartir esta información con el proveedor de servicios.
Informar a todas las partes
Los miembros del equipo de administración del contrato y otras partes interesadas deben ser informados inicialmente de sus responsabilidades en el proceso del contrato. Las responsabilidades a lo largo del término del contrato deben estar claramente definidas para que todos los miembros del equipo entiendan sus responsabilidades.
Manejar problemas
Cuando se firma el contrato, cualquier problema no resuelto debe manejarse para que no causen problemas durante la vigencia del contrato. Los problemas no resueltos en el momento de la firma del contrato deben anotarse y acordarse la solución y el plazo. Este también es un buen momento para identificar los elementos del contrato que quedarán para el desarrollo futuro. Cualquier artículo que requiera una variación en el contrato inicial debe ser registrado y administrado cuidadosamente.
Evaluar la transición
Una fase de transición estará presente en algunos contratos. Al final de esta fase, las partes deben reunirse para evaluar el desempeño general del contrato. En algunos casos, el período de transición es cuando se resuelven los detalles finales del contrato; en estos casos, una evaluación completa del período de transición es crítica. Este es también el momento para determinar acuerdos contractuales, como los recursos que se necesitarán.
Evaluar el rendimiento
La gestión del rendimiento debe ser continua a lo largo del contrato. La evaluación continua de los datos de rendimiento, continuar con lo que funciona y corregir lo que no funciona, ayudará a recrear los términos del contrato que beneficien a todas las partes.
Administrar variaciones
Todos los contratos deben incluir disposiciones para variaciones, que deben permitirse solo en casos definidos. Las variaciones del contrato siempre deben definirse por escrito mediante una enmienda formal. Debe existir un proceso estándar de gestión de cambios para todas las variaciones.
