El Servicio de Impuestos Internos permite a los contribuyentes deducir los gastos relacionados con el uso de un automóvil o camión para fines comerciales. Si bien puede elegir cancelar los costos reales de usar un vehículo para negocios, la mayoría de las personas optan por tomar la deducción de millaje estándar, que en 2014 fue de 56 centavos por milla. Pero no puede simplemente adivinar sus millas de negocios. El IRS requiere que usted mantenga registros para demostrar que las millas que deduce son precisas y fueron realmente para fines comerciales.
Requisitos del IRS
Las regulaciones del IRS para los contribuyentes que optan por deducir la tasa de millaje estándar requieren un registro que muestre “millas recorridas, destino y propósito comercial”. No incluye este registro con los formularios de impuestos que envía al final del año, pero debe conservarlo. como prueba si el IRS cuestiona su deducción de millas, o si alguna vez lo auditan. Su registro debe incluir suficiente información para satisfacer al auditor. Por ejemplo, si registra eso el 12 de enero, condujo 9 millas a una reunión con un cliente, prepárese para demostrar que la distancia era en realidad 9 millas. Y su propósito declarado debe incluir suficientes detalles para que el auditor determine que este fue un viaje de negocios legítimo.
Millas que puede deducir
El IRS también define lo que considera como millaje deducible para el negocio. Por ejemplo, no puede deducir las millas entre su hogar y su lugar de negocios. Pero puedes deducir la distancia entre dos lugares diferentes de negocios. Puede deducir el kilometraje entre su oficina y las oficinas de los clientes a los que llama, incluso si su oficina está en su casa. Si viaja a una conferencia o reunión o toma un seminario que lo beneficiará en su negocio, esto se considera una deducción comercial. Si su viaje combina propósitos comerciales y personales, puede deducir solo la parte comercial del viaje. Por ejemplo, si conduce a la oficina de correos para enviar documentos a un cliente, luego pasa por la tienda de comestibles para recoger la cena, puede deducir solo el kilometraje asociado con el viaje a la oficina de correos, no la tienda de comestibles.
Registros electronicos
Las aplicaciones para teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras personales automatizan el seguimiento del kilometraje del negocio. Estas aplicaciones le permiten completar información clave, como su destino y el propósito de su viaje, y calcularán el kilometraje. Muchos de estos programas le permiten exportar los datos a una hoja de cálculo. También puede instalar un software de posicionamiento global en su automóvil para realizar un seguimiento de todas sus millas. Pero, como se señaló en un artículo del New York Times de 2006 sobre software de seguimiento, el software puede ser susceptible a fallas y fallos de hardware, por lo que las copias de seguridad regulares de sus datos son cruciales.
Registros escritos
Una de las formas más sencillas de realizar un seguimiento del kilometraje es mantener un registro escrito en su automóvil: en un cuaderno o en un formulario de registro de kilometraje que imprime desde su computadora o compra en una tienda de artículos de oficina. Desarrolle el hábito de registrar sus lecturas de odómetro de inicio y final cada vez que use su automóvil para fines comerciales, así como el propósito comercial del viaje. Complete la información de cada viaje y sume las millas al final del año. También puede utilizar otra documentación, como copias impresas de direcciones de manejo o mapas, como respaldo adicional para sus deducciones de millas.
