La gestión de los flujos de efectivo es importante para cualquier negocio, y es crucial para las pequeñas empresas, donde cada centavo cuenta. Un sistema de información contable solo puede ayudar en este proceso, que involucra efectivo, inventarios y detalles de ventas. Un sistema computarizado puede brindarle información mucho más rápido que cualquier manual de contabilidad, lo que lo convierte en una herramienta valiosa para administrar los niveles de efectivo e inventario.
Ventas
Reconocer las ventas es el primer paso en el ciclo de ingresos. El sistema contable reconoce una venta como un aumento en los ingresos junto con un aumento en efectivo o una cuenta por cobrar. En las empresas minoristas, los inventarios también deben reducirse: este tipo de transacción se procesa automáticamente utilizando un sistema computarizado. Muchas empresas adoptan un software de punto de venta, que permite escanear los artículos y transferir los datos a un sistema contable en tiempo real, un beneficio importante en la administración de efectivo e inventarios.
Pagos
Los pagos, supervisados de cerca por la gerencia, aumentan los flujos de efectivo. Dependiendo del tipo de negocio, los pagos pueden ser en forma de cheques, tarjetas de crédito, efectivo, transferencias bancarias y transferencias de fondos. Estas transacciones se capturan en el sistema contable a través de entradas de diario manuales o interfaces de otros sistemas. Algunas compañías tienen módulos especiales de cuentas por cobrar que no solo reconocen datos contables, sino también detalles de ventas, términos, contactos y otra información. Cuando se recibe un pago, el contador ingresa la información de pago en el módulo, que fluye al libro mayor.
Envío
El envío es una parte vital del ciclo de ingresos. En los sistemas integrados, las actividades de envío se reflejan en el libro mayor, principalmente en el área de inventario. El sistema publica todas las transacciones apropiadas tras bambalinas, de modo que los empleados que trabajan en el almacén no necesitan saber la contabilidad para realizar esta actividad correctamente. La función de envío consta de dos partes: seleccionar un artículo del inventario y enviarlo. Los códigos de barras a menudo se utilizan para acelerar este proceso, documentando y disminuyendo las cuentas de inventario.
Informes
Un sistema de información contable puede generar informes que son utilizados por la administración para tomar decisiones sobre asuntos financieros. Algunos informes comunes son informes de nivel de inventario, análisis de tendencias e informes de vencimiento de cuentas por cobrar, que le dicen a un administrador quiénes son los deudores, cuánto deben y por cuánto tiempo. En realidad, Wisconsin requiere informes de antigüedad de ciertos departamentos gubernamentales trimestralmente para monitorear los flujos de efectivo. Sin un sistema informático, sería muy difícil producir estos informes detallados de manera oportuna y eficiente.
