La documentación es importante para cualquier implementación del sistema, y un sistema de contabilidad no es una excepción. La documentación generalmente se realiza en papel o en línea con explicaciones como la razón por la que se tomó una decisión determinada sobre otras. La documentación suele ser estándar en una empresa y se realiza de la misma manera cada vez que se implementa un nuevo sistema, lo que facilita la lectura y la investigación de cualquier problema.
Solución de problemas
La importancia de la documentación de un sistema contable es claramente visible cuando algo sale mal y las personas necesitan descubrir cómo solucionarlo. Por ejemplo: un sistema de cuentas por pagar está agregando un impuesto extraño a ciertos proveedores. La forma más fácil de descubrir la causa de este problema es revisar la documentación para ver cómo se configuró el sistema y por qué. Esto es crucial cuando un sistema se utiliza por primera vez y las personas encuentran problemas inesperados. Tal vez un informe está pidiendo información que no existe. Consultar la documentación ayudaría a solucionar el problema al mostrar dónde se configura esta información dentro del sistema.
Decisiones
La documentación de un sistema contable debe presentar decisiones a medida que se implementa un sistema. Muchos sistemas permiten mucha flexibilidad y, junto con la flexibilidad, vienen las decisiones. Por ejemplo, la documentación indicaría quién decidió cuántos dígitos debería tener una cuenta y las razones por las que se tomó esa decisión. Esto es muy importante cuando una empresa experimenta cambios importantes y la nueva administración quiere comprender las decisiones que toman las personas que ya no están allí. Tal vez esas decisiones fueron sabias; tal vez no. Pero al menos hay alguna documentación de las decisiones tomadas para la empresa.
Cambios
Cuando un sistema necesita actualizarse con una nueva versión o un nuevo módulo, contar con la documentación adecuada puede ayudar a que este proceso sea más rápido. Esto es crucial si un programa de contabilidad fue diseñado específicamente para una empresa. Todos los detalles técnicos son muy importantes cuando se considera la compatibilidad con otro software y los cambios necesarios para el programa. Por ejemplo, puede necesitar un módulo de activos fijos y desea que ese módulo transfiera información al libro mayor. La documentación debería darle pistas sobre si puede hacerlo y, de ser así, qué debe hacerse. Por lo general, la gente de tecnología de la información (TI) utiliza la documentación para obtener información técnica.
Formato
Una buena documentación para los sistemas contables suele ser una combinación de diagramas de flujo y texto. Muchas veces, un diagrama de datos muestra cómo se desarrolló e implementó un sistema mejor que el texto. Esto puede ser un poco complicado de entender, así que asegúrese de que su documentación tenga una leyenda para que pueda seguir los conceptos.
Otros formatos para la documentación son en forma de cuestionarios, donde se hacen preguntas específicas y se documentan las respuestas. En base a las respuestas, se resuelven los informes y otros problemas del sistema contable. Muchas veces la documentación tiene tanto diagramas de flujo como cuestionarios.
Consideraciones
Muchas empresas documentan cómo y por qué se seleccionó un determinado sistema contable en lugar de otros. Eso puede dar a los usuarios una idea realmente buena de lo que pensaban entonces, incluso si ninguno de los encargados de tomar decisiones tiene preguntas. Dado que la implementación del sistema puede ser costosa, generalmente hay minutos de reuniones disponibles para documentar el proceso de decisión. Tal vez un proveedor ofreciera capacitación gratuita que fuera más atractiva que otra. Por lo tanto, incluso antes de que esté en marcha la implementación del sistema, la documentación también debería estar disponible.
