Las empresas utilizan un Sistema de Información de Gestión o MIS para recopilar, compilar y analizar información. Hoy en día, un MIS está altamente integrado con los sistemas informáticos de una empresa, que generalmente involucran bases de datos con grandes cantidades de datos. Si bien el tipo de información utilizada puede variar de una empresa a otra e incluso entre departamentos, la función de los sistemas de información de gestión es casi siempre la misma: mejorar las operaciones, las estrategias y la toma de decisiones.
El papel de MIS hoy
La cantidad de información disponible para cualquier negocio hoy puede ser abrumadora. La forma en que esta información se administra y, por lo tanto, se aprovecha para tomar mejores decisiones depende de las metas y objetivos de su negocio. Así como no hay dos personas que usen sus teléfonos celulares para las mismas cosas, no hay dos empresas que usen MIS de la misma manera. Para comprender las funciones de los sistemas de información gerencial en una organización, se puede ver mejor en cuatro niveles diferentes: transacciones, operaciones, administración y estrategia.
El papel de MIS en las transacciones
La gestión de la información comienza en el nivel de la transacción, donde se recopila y almacena la información. Esto significa decidir qué información es lo suficientemente importante como para ser recopilada y almacenada. Por ejemplo, si su empresa vende ropa en línea, probablemente registrará la información del cliente, incluidos los nombres, las direcciones y el historial de compras. Una vez que se recopila esta información, le dará una idea de la demografía y las preferencias de sus clientes. Sin embargo, si también registró los artículos que buscaron, los que buscaron durante más de unos pocos segundos y los que retiraron de sus carritos de compras, tendría mucha más información que podría indicar cómo puede mejorar sus ventas.
Incluso a nivel de transacción, un MIS puede tener un papel vital en su organización. Supongamos que un cliente llama para preguntar sobre un artículo.Si el representante de servicio al cliente tiene el historial de transacciones del cliente al alcance de su mano, él o ella podría ayudarlo más fácilmente si conoce de inmediato el nombre, el historial de compras y el historial de devoluciones del cliente. Al saber si el cliente está llamando desde Nueva York o Los Ángeles, el representante puede predecir más fácilmente cuánto tardará en enviarse un artículo.
MIS en Operaciones y Gestión
Tener información precisa y oportuna puede ayudar a todas las operaciones de una empresa a tomar mejores decisiones y garantizar que todo funcione sin problemas. Al saber exactamente cuántos pedidos se han realizado, el departamento de producción sabrá cuánto trabajo tienen que hacer hoy.
La información utilizada en el nivel de operaciones a menudo va de la mano de mejores decisiones de gestión. Por ejemplo, si el gerente del almacén sabe que 500 clientes han pedido por adelantado un artículo que debe llegar el viernes, puede decidir que algunos trabajadores vengan el sábado para reducir la carga de trabajo del lunes. Al mismo tiempo, el departamento de contabilidad sabrá que habrá una afluencia de efectivo cuando se procesen todos los pedidos de tarjetas de crédito del lunes. El departamento de marketing podrá determinar qué campañas publicitarias fueron responsables de la mayor parte de esos pedidos y cuáles deberían usarse nuevamente.
El papel de MIS en la estrategia empresarial
Un sistema de información de gestión bien optimizado puede pagar más allá de las operaciones y decisiones de gestión. Como propietario de una pequeña empresa, puede revisar las compras durante el año pasado para determinar qué mercados explorar a continuación. Por ejemplo, suponga que su sitio web minorista vendió originalmente vestidos y otras prendas y el año pasado comenzó a ofrecer zapatos con un buen margen de ganancia. Hoy, sin embargo, los vestidos representan muy pocas ventas y un alto porcentaje de devoluciones. Las ventas de zapatos han ido en aumento. Al mismo tiempo, sus desarrolladores web han señalado que los "bolsos" y "cinturones" son ahora los elementos de búsqueda más populares en su sitio web. Sobre la base de esta información, tiene la información que necesita para eliminar los vestidos y comenzar a ofrecer estos accesorios solicitados a sus clientes.
