Las cartas comerciales eficaces son una herramienta importante en el arsenal de cada persona de negocios. Ya sea para vender un producto o servicio, o simplemente para presentar al escritor, una carta comercial efectiva debe tener algunas características básicas para que un lector responda favorablemente. La carta debe llamar al destinatario a la acción y convencerlo de que haga lo que el escritor desea. Todas las cartas comerciales efectivas tienen ciertas cualidades en común.
Información completa
Una carta comercial efectiva tiene toda la información que un lector necesita para actuar adecuadamente. La carta indica claramente de quién es la letra y dónde y cómo responder. Indica de qué se trata la carta, cuándo se debe tomar acción, dónde se debe tomar esa acción y por qué se debe tomar acción ahora. La carta comercial está llena de información y no deja nada fuera. Tiene un claro llamado a la acción y le dice al destinatario cómo realizar esa acción.
Brevedad
La carta de negocios efectiva no es florida o adornada. Es de repuesto y al punto. No hay palabras desperdiciadas. El lenguaje es conciso en su entrega, de modo que el lector se queda con solo la información necesaria. Una carta de negocios no es un lugar para mostrar palabras grandes o poesía. Las cartas comerciales efectivas son cortas y al punto.
Beneficios, no características
Las cartas comerciales efectivas se centran en los beneficios para el destinatario, no en las características del producto o la información. Responde la pregunta para el lector: "¿Qué hay para mí?" Una carta de negocios toma en consideración las limitaciones de tiempo puestas en el lector y las necesidades que el lector trae a la mesa. Los atiende, facilitando al lector la acción deseada. Las cartas comerciales se centran en cómo el escritor de cartas puede ayudar al lector, no por qué el lector debería ayudar al escritor.
Especificidad
Use lenguaje específico al escribir cartas comerciales. Dígales a los lectores exactamente lo que pueden esperar de los productos, servicios o negocios. No utilice un lenguaje vago que pueda dejarlos adivinar. Use ejemplos, si es necesario, para aclarar aún más el idioma para que la carta comercial sea clara para el lector. Si se hace una promesa en una carta, asegúrese de que la empresa pueda respaldarla. Además, use verbos de acción en lugar de verbos pasivos para dar fuerza a sus oraciones.
Claridad
Evite usar la jerga a menos que sea absolutamente necesario en un esfuerzo por comunicarse claramente. Es importante aclarar exactamente qué ofrece la carta y qué le pide al lector que haga. De lo contrario, el lector no podrá tomar la acción solicitada y la carta no será efectiva. Use un lenguaje claro y fuerte para enfatizar lo que el lector debe hacer después de leer la carta comercial. Se recomiendan oraciones cortas con verbos fuertes y prácticos para alentar al lector a actuar.
Etiqueta
Asegúrese de seguir la etiqueta adecuada en las cartas comerciales. Asegúrese de averiguar el nombre correcto y la ortografía de la persona que recibirá la carta. Diríjalos apropiadamente. Responder a todas las cartas que requieren una respuesta de retorno. Al seguir la etiqueta adecuada, un hombre de negocios demuestra que tiene el debido respeto por la persona a quien escribe. Ese respeto puede hacer mucho para que el lector de la carta tome el llamado a la acción.
Exactitud
Desde el formato de la carta hasta la adecuación del destinatario, una carta comercial debe acertar muchas notas correctas para que sea efectiva. Asegúrese de que se envíe a la persona correcta, en el departamento correcto, a la compañía correcta. Asegúrese de que la carta vaya a la persona correcta para tomar la acción que la carta le pide que tome. Lea la carta y juzgue si el idioma es correcto o no para la persona a la que se lo envía, ni demasiado formal ni informal. Cuando esté listo para enviarlo, verifique dos veces el formato una vez más para ver si hay errores.
