El procesamiento por lotes de cuentas por pagar es el proceso de agregar facturas para que se paguen en grupos o lotes, y hacer una entrada en los registros contables para el lote completo de facturas, en lugar de los asientos de diario individuales para cada beneficiario. El procesamiento por lotes es una técnica común que se utiliza para reducir los asientos de diario y ayuda a que el sistema de información contable funcione de manera más eficiente. Sin embargo, los procedimientos de procesamiento por lotes también tienen inconvenientes.
Reducción de transacciones
El beneficio principal en las transacciones de cuentas por pagar por lotes es una reducción de las entradas en el sistema contable. Las compañías con un alto número de transacciones de bajo valor en dólares pueden ver rápidamente miles de débitos y créditos en cuentas de gastos. Este nivel de detalle en el libro de cuentas por pagar no es necesario y crea una carga de procesamiento para el sistema de contabilidad computarizado. Al agrupar las transacciones en forma diaria o semanal, se alivia esta carga.
Creación de una pista de auditoría
Cuando las transacciones se realizan por lotes a diario y los pagos se realizan por transferencia, es simple para los supervisores de contabilidad conciliar los montos diarios de retiro de efectivo con las salidas de efectivo del estado de cuenta bancario, ya que los estados bancarios frecuentemente listan los totales de transacciones diarias. Además, las selecciones aleatorias de facturas pagadas se pueden hacer y rastrear en lotes y el extracto bancario para garantizar que los montos registrados sean precisos.
Análisis rápido
Los lotes diarios y semanales de las transacciones permiten a los contadores analizar rápidamente las tendencias de los montos de pago por día. Cada lote de pago representa la misma unidad de tiempo; los valores atípicos se detectan fácilmente al enumerar los totales de lotes diarios e investigar cantidades altas o bajas. Sin embargo, el procesamiento por lotes dificulta la detección de salidas de efectivo anormales individuales. Si a la compañía le preocupa que los pagos en efectivo se realicen sin autorización, los supervisores pueden establecer políticas para incluir firmas dobles en grandes cantidades.
Dificultad en la reconciliación
Un posible inconveniente de las cuentas por cobrar por lotes puede ser una dificultad en la reconciliación. Si los contadores de la empresa no son diligentes en el registro de las transacciones que componen cada lote, la reconciliación de pagos puede ser difícil, si no imposible. Si existe esta debilidad, puede ser fácil para los empleados cometer un fraude o los proveedores para disputar que han recibido el pago.
