Si maneja su negocio en base a su devengo o crédito, la contabilidad de su compañía debe realizar un seguimiento de sus deudas comerciales. Diferentes deudas se definen y reportan de manera diferente. La definición de cuentas por pagar es el monto que debe a los proveedores o proveedores de servicios que le extendieron el crédito. Las facturas por pagar son los documentos que muestran cuánto debe por compras de crédito.
Cuentas por pagar y por cobrar
La diferencia entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar es la diferencia entre comprar a crédito y vender a crédito. Cuando compra a crédito, lo agrega a la categoría de cuentas por pagar en su libro mayor. Cuando usted vende a crédito, agrega la factura a las cuentas por cobrar.
Supongamos que usted es dueño de una ferretería y solicita $ 5,000 en herramientas para revender en su tienda. Si maneja su negocio en efectivo, no tiene que ingresar los $ 5,000 en sus cuentas hasta que los pague. Si opera devengado, agregue los $ 5,000 inmediatamente como cuentas por pagar. Si la factura aún no se ha pagado cuando inventa su balance para el trimestre, debe incluirlo como un pasivo. Cuando finalmente paga la factura, elimina los $ 5,000 de las cuentas por pagar y también reduce el saldo de su cuenta en efectivo en $ 5,000.
En las cuentas por cobrar, todo funciona a la inversa. Por ejemplo, cuando su cliente le paga, reduce las cuentas por cobrar y aumenta el efectivo en la misma cantidad. Las cuentas por cobrar son un activo, en lugar de un pasivo.
Facturas por pagar
Cuentas por pagar es una categoría en sus libros de contabilidad. Las facturas por pagar se refieren a las facturas reales que recibe de proveedores o proveedores. Cuando el proveedor que le vendió las herramientas de $ 5,000 le envía una factura por el envío, esa factura es la factura a pagar. También lo son sus facturas mensuales de luz, agua y otros servicios públicos.
Como las transacciones de cuentas por pagar generalmente vienen con facturas o facturas, es común referirse a las cuentas por pagar y las cuentas por pagar como si fueran la misma cosa. Sin embargo, algunas compañías prefieren separar algunas de sus facturas, por ejemplo, colocar las facturas de servicios públicos en una categoría separada de servicios públicos a pagar. Esto es útil si, por ejemplo, la compañía desea controlar sus gastos de servicios públicos o considerar sus otros gastos por separado de las facturas de servicios públicos.
Contabilidad para pagarés a pagar
Las notas por pagar suenan como otro nombre para las cuentas por pagar, pero es diferente. También hay una diferencia entre cuentas por pagar y notas por pagar. Al igual que las cuentas por pagar, las notas por pagar son una entrada contable que identifica el dinero que su empresa debe. La diferencia es que las notas por pagar son deudas con pagarés adjuntos, en lugar de cuentas.
Supongamos que en lugar de comprar bienes por un valor de $ 5,000 para su tienda, usted pide prestados $ 5,000 al banco. Como parte del acuerdo de préstamo, usted firma un pagaré que detalla el principal, la tasa de interés y la fecha de vencimiento para el reembolso. Registra la deuda en sus cuentas agregando $ 5,000 a la categoría de pagarés, en lugar de cuentas por pagar. Como la nota no es una factura, el dinero tampoco es una factura a pagar.
Haciendo el balance
Otra diferencia entre las cuentas por pagar, las cuentas por pagar y las notas por pagar es que las cuentas por pagar no son una entrada en sus estados financieros. La deuda representada por las facturas va en los libros como cuentas por pagar. Lo registra en la sección de "pasivos" del balance general junto con los documentos por pagar.
El balance es una ecuación; los activos de un lado son iguales a los pasivos totales más el patrimonio de los propietarios. Cualquier entrada de libro mayor con "pagadero" en el nombre es una responsabilidad. Esto puede incluir salarios a pagar, sueldos por pagar, intereses por pagar e impuestos por pagar.
Digamos que los activos de su empresa suman $ 175,000. Sus únicos pasivos al momento de elaborar el balance son $ 60,000 en cuentas por pagar y $ 40,000 en notas por pagar. Si resta los pasivos de los activos, eso deja $ 75,000 como patrimonio de los propietarios. Esa es la cantidad que los propietarios dividirían si la compañía decidiera cerrar la tienda.
