Hubo un momento en que las transacciones contables se registraban manualmente en grandes hojas de hojas de columnas de papel verde llamadas almohadillas de contabilidad. Afortunadamente para los dueños de negocios, el software de contabilidad ayuda a que la contabilidad sea eficiente, precisa y compatible. La elección de un software de contabilidad es una consideración importante para cualquier empresario o profesional de la administración, y debe recibir la máxima prioridad.
Función
El software de contabilidad almacena las transacciones comerciales en diferentes cuentas que están designadas por tipo de transacción y categoría. Los ingresos y gastos son dos tipos de transacciones almacenadas en un software de contabilidad. Ejemplos de categorías incluyen costos de nómina y suministros de oficina. Una lista completa de todas las transacciones registradas por tipo y categoría se conoce como el libro mayor.
Los tipos
El software de contabilidad generalmente se clasifica en dos tipos. El primer tipo está dirigido a profesionales de la contabilidad que tienen un claro entendimiento de la contabilidad del libro mayor. El segundo tipo está destinado a propietarios de negocios que carecen de conocimientos básicos de contabilidad. El software de contabilidad también puede ser específico de la industria.
Caracteristicas
El software de contabilidad divide la funcionalidad en módulos que son estándar para el software o que se compran por separado. Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar son ejemplos de dos módulos que generalmente forman parte de un paquete contable estándar. La administración de nómina e inventario son ejemplos de módulos adicionales que puede comprar por separado. Algunos programas de contabilidad se instalan directamente en su computadora personal o red, mientras que a otros programas se accede a través de Internet.
Consideraciones
Lo más importante a considerar cuando se selecciona el software de contabilidad es el nivel de educación de la persona que usará el software. Otras cosas importantes a considerar son la funcionalidad y el costo. Al calcular el costo total de la inversión, no olvide permitir los costos de conversión, los costos de soporte técnico y las tarifas de renovación anual. La curva de aprendizaje también es una consideración importante al elegir el software de contabilidad. La rotación es costosa y el software con una curva de aprendizaje empinada puede hacer que los costos de rotación aumenten dramáticamente.
Beneficios
El software de contabilidad elimina la redundancia que alguna vez existió en la función de contabilidad. Por ejemplo, una vez que la información del proveedor se ingresa en un módulo de cuentas por pagar, la información nunca debe ingresarse nuevamente, independientemente de la cantidad de cheques que emita a ese proveedor. Con solo tocar un botón, el software de contabilidad también puede generar estados financieros complejos como el estado de resultados, el balance general y el estado de flujo de efectivo.
Información de expertos
Muchos fabricantes de software proporcionan versiones de prueba de su producto. Cree casos de prueba de transacciones contables diarias y pruébelos en cada versión de prueba que considere. Si una versión de prueba no está disponible, solicite a un representante de ventas una demostración en vivo y proporcióneles sus casos de prueba. Pregunte a los fabricantes por referencias de clientes, preferiblemente en su línea de negocio.
