Los empleados de contabilidad manejan una gran cantidad de papeleo y sin un sistema de archivo, la oficina puede convertirse rápidamente en un desastre. Es común que los departamentos de contabilidad tengan muchos archivadores, incluidos los cerrados, para salvaguardar la nómina y otra información confidencial. El acceso a los archivos y datos financieros debe ser limitado, las oficinas no deben estar ubicadas en espacios públicos. La implementación de un sistema de archivo en la oficina de contabilidad plantea ciertos desafíos, pero puede hacerse con éxito y aumentar la eficiencia del departamento.
Configurar dos tipos de archivos. Un archivador o cajón es para archivos diarios, que generalmente se guardan después de final de año. Estos archivos incluyen la mayoría de sus gastos y elementos de ingresos. El segundo tipo de archivos se relaciona con el almacenamiento de elementos permanentes o a largo plazo que deben ser accedidos a lo largo del tiempo. Algunos ejemplos serían los archivos de pólizas y procedimientos, contratos, activos fijos, pólizas de seguro y otra documentación que no se puede retirar después de fin de año.
Archivo de documentación por tipo. Los gastos se archivan por separado de la nómina y otras áreas de contabilidad. No mezclar y combinar. Si ciertas transacciones pertenecen a más de un área, como gastos y activos fijos, haga copias del papeleo y ponga la documentación en ambos archivos. Los gastos pueden archivarse alfabéticamente, por nombres de proveedores, mientras que los archivos de activos fijos pueden clasificarse por fechas de compra. Dependiendo de su negocio, la copia de seguridad de los ingresos se archiva por fecha de recepción o fecha de depósito para facilitar las conciliaciones bancarias más adelante.
Usa diferentes colores con tus archivos. Por ejemplo, puede archivar todos sus gastos en carpetas rojas, ingresos en verde y contratos en carpetas amarillas. Si está buscando un elemento de ingresos, vaya directamente a las carpetas verdes, ahorrando tiempo y energía. Si ve un archivo rojo tirado, puede moverlo al archivador correcto sin problemas ni demoras. La coordinación del color facilita el archivado.
Consejos
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Establezca un archivo activo donde coloque los elementos que necesiten su atención inmediata y manténgalos en su escritorio.
