Para dirigir un negocio eficiente, es esencial realizar un seguimiento de la documentación. Contratos Propuestas Facturas. Facturas Licencias. Incluso en el siglo XXI, cuando la mayoría del papeleo es digital, la administración de archivos sigue siendo necesaria para que sus operaciones administrativas funcionen sin problemas. Muchos de los principios de la gestión de documentos comerciales siguen siendo los mismos, ya sea que su sistema de archivo digital esté en su computadora portátil o en la nube.
Principios de gestión de archivos
La ley fundamental de la buena gestión de archivos es que el sistema debería facilitar la búsqueda de documentos. Si no es así, entonces no sirve de nada.
Un buen sistema de archivo de documentos, ya sea que se base en un gabinete de acero o en la nube, debería hacer que el archivo sea menos tedioso y difícil; no debería tener que pasar varios minutos para averiguar en qué archivo se incluye el informe de ventas de este mes. También debería ser fácil recuperar la información que desea. La buena presentación no depende de las personas: si su asistente administrativo o persona de TI se da por vencida, su reemplazo debe poder averiguar el sistema. Las categorías de archivos deben ser claras y fáciles de identificar. El sistema debería facilitar la identificación y eliminación de registros inactivos.
La flexibilidad también es importante, particularmente con el software. Un sistema de archivo de documentos que traba su negocio en un solo proveedor o en una plataforma de computadora específica podría ser un problema en el futuro.
El sistema también debe ser capaz de manejar el crecimiento. Los archivos se acumulan inevitablemente a medida que su negocio crece, agrega nuevos clientes y amplía el personal. Un buen sistema puede manejar más datos y almacenamiento de documentos de lo que espera.
Beneficios de la gestión de archivos
Una buena gestión de documentos comerciales puede producir beneficios concretos para su negocio. La presentación y recuperación más rápidas ahorra tiempo y hace que el personal sea más eficiente y productivo. Si un sistema reduce los archivos maliciosos, eso puede ahorrar mucho tiempo y problemas. Esto es particularmente cierto si va a ir a la corte o se somete a una auditoría: no tener a mano los documentos clave puede llevar a un resultado infeliz.
Un sistema eficiente y bien pensado reduce la cantidad de veces que tiene que comprar un equipo de archivo y la cantidad de espacio que necesita para almacenarlo. También hace que sea más fácil capacitar al personal nuevo para archivar.
Copia digital y dura
El uso de un sistema de gestión de archivos digitales tiene ventajas considerables. La presentación digital permite la búsqueda de documentos por palabras clave, que pueden entregar el papeleo que necesita en un tiempo más rápido. Un buen sistema tiene otras ventajas:
- Puede almacenar una variedad de tipos de documentos, como archivos de procesamiento de textos, correos electrónicos y archivos PDF.
- Restringe el acceso a documentos confidenciales.
- Se monitorea quién lee qué documento.
- Si alguien hace cambios, puedes seguirlos. Si es necesario, puedes deshacerlos.
- Controlar cuándo se pueden borrar documentos antiguos.
- Es fácil acceder y editar documentos con teléfonos celulares y otros dispositivos móviles.
Sin embargo, algunos documentos deben permanecer en copia impresa, incluso si los escanea y digitaliza. Las regulaciones a menudo requieren que guarde copias de las licencias y permisos comerciales en papel, no solo en el ciberespacio. Otros documentos que podrían valer la pena conservar en papel incluyen los informes anuales, los certificados de "hacer negocios como", los documentos de seguro y los pagarés. Dependiendo de su línea de trabajo, puede haber regulaciones específicas sobre el almacenamiento de documentos con las que debe lidiar.
Los documentos físicos corren el riesgo de ser destruidos por incendios, terremotos, huracanes o simplemente una tubería que rompe e inunda la oficina. Su negocio debe tomar medidas para evitar que:
- Archivo de documentos en contenedores limpios, seguros, ambientalmente estables y resistentes al fuego.
- Realice copias de seguridad, ya sean digitales, microfichas o fotocopias.
- Encuentre un lugar para guardar copias fuera del sitio, de modo que si hay un incendio u otro desastre, no tendrán el mismo destino que los originales.
- Su ubicación de almacenamiento de respaldo debe ser una a la que pueda acceder después de un desastre. Una de las ventajas del almacenamiento en la nube es que puede acceder a la información en cualquier lugar donde todavía funcione Internet.
Indexando sus registros
Para aprovechar al máximo el sistema de archivo, debe ser indexado de manera efectiva. Las categorías estándar podrían incluir impuestos, contratos, correspondencia con clientes, juicios, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, por ejemplo. Sus archivos en papel y digitales deben seguir el mismo esquema de indexación. Eso hará que sea más fácil capacitar a los empleados para saber dónde encontrar el papeleo.
Reglas de disposición de documentos
Cuando planifica su sistema de administración de archivos, necesita establecer un buen programa de retención de documentos o las pautas sobre cuánto tiempo se deben conservar los archivos. Incluso con un sistema de archivo digital, esto es importante: si su negocio sigue creciendo y creciendo, eventualmente la búsqueda de un "contrato de materias primas" o algo similar puede generar docenas de documentos desactualizados.
Su programa de retención de documentos debe tener en cuenta los requisitos legales y comerciales. Si tiene documentos relacionados con su declaración de impuestos, como facturas de tarjetas de crédito que muestran compras comerciales, el IRS dice que debe guardarlas un mínimo de tres años después de enviar la declaración. Ese es el tiempo que el IRS normalmente puede mirar hacia atrás y auditarlo. Mantenga los registros de impuestos de empleo durante cuatro años y retenga las declaraciones que reclaman un gasto de deuda incobrable durante siete años.
Diferentes reglas se aplican a diferentes registros. Es posible que tenga archivos relacionados con el cumplimiento ambiental, archivos de la Comisión de Bolsa y Valores, normas federales y estatales de seguridad laboral y demandas por discriminación. Cada regulador tiene sus propios requisitos. También necesita una política para registros comerciales simples. Por ejemplo, no desea borrar un contrato antes de completar el trabajo que firmó. Los registros relacionados con los litigios en curso no deben destruirse, incluso si sería una ventaja para su empresa.
Es su responsabilidad, o la de quien ejecute su programa, saber qué registros deben conservarse y durante cuánto tiempo. Quien maneje los registros debe conocer la política de la compañía y capacitar a todos sus subordinados. Los empleados regulares también necesitan saber algo de esto. Si, por ejemplo, un empleado envía o recibe un correo electrónico que necesita archivarse, necesita suficiente capacitación para reconocer la necesidad.
Para documentos físicos, la trituración proporciona el máximo nivel de eliminación segura. Para los archivos digitales, necesita procedimientos que los eliminen más allá de la recuperación. Mantenga un informe de seguimiento de los registros que ha eliminado y cuándo los destruyó.
Seguridad y privacidad
Los ataques masivos y las violaciones de datos son un hecho rutinario de la vida del siglo XXI. Eso no significa que sean triviales: una violación de datos puede dañar su reputación, costarle dinero o desencadenar una ola de demandas o multas. Incluso la filtración de información dentro de la empresa puede causar problemas. Varias leyes federales requieren que usted mantenga confidencial la información médica de los empleados, por ejemplo. Si otros empleados pueden acceder a registros confidenciales, es posible que se encuentre en un mundo de problemas legales.
Como parte de la configuración de su sistema de administración de archivos, debe implementar una política de seguridad y privacidad. La capacidad del empleado para ver los documentos debe estar basada en la necesidad de saber. El acceso debe basarse en un sistema de autorización, en lugar de confiar simplemente en los empleados para que no miren los documentos clasificados.
Es común compartir documentos en línea cuando varios empleados trabajan en el mismo proyecto. Eso abre otra ventana de vulnerabilidad para que la información confidencial salga. El cifrado de archivos o el uso de un sistema de intercambio de archivos como Dropbox puede ayudar a prevenir fugas.
Esta es otra razón para destruir o eliminar archivos viejos e innecesarios. Incluso si no le sirven a su empresa, es posible que tengan información confidencial sobre antiguos empleados o clientes a los que no les gustaría que salgan.
Independientemente de las reglas que obtenga, es esencial capacitar a todos los empleados no solo en cómo presentar y recuperar datos, sino también en las reglas de confidencialidad y el calendario de retención de registros.
