Las operaciones contables han sufrido cambios tremendos recientemente debido al crecimiento en la tecnología contable. La tecnología de contabilidad permite a los contadores administrar cuentas y realizar operaciones de contabilidad utilizando aplicaciones de software informático. Estas aplicaciones de software se conocen comúnmente como software de contabilidad o de administración financiera, que son útiles para rastrear transacciones, clasificar ingresos y gastos, calcular impuestos, facilitar pagos de cuentas, crear informes financieros y analizar inversiones.
Tipos de software de contabilidad
Hay dos tipos de software de contabilidad disponibles, a saber, sistemas de entrada única y sistemas de entrada doble. Los sistemas de entrada única o los administradores de finanzas personales son los programas de contabilidad más simples diseñados para automatizar tareas tales como el mantenimiento de registros y la escritura de cheques. Los sistemas de doble entrada soportan funciones tales como libros de contabilidad financieros, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Algunas soluciones empresariales avanzadas poseen capacidades multiusuario y funciones de soporte para nóminas, facturas, inventarios, análisis de ventas, fabricación y marketing.
Automatización
La automatización de los procesos contables es el beneficio más importante del software contable. Con la automatización, la generación de documentos contables, como facturas, cheques y estados de cuenta, se ha vuelto simple. Los informes financieros necesarios se pueden generar de manera oportuna. Los datos financieros se publican en los respectivos libros de contabilidad o cuentas de forma automática, lo que evita errores manuales y garantiza la coherencia y la integridad. Los empleados pueden automatizar las tareas manuales rutinarias y repetitivas utilizando un software de contabilidad. La capacidad de almacenamiento de datos del software de contabilidad permite un rápido intercambio de información y una mejor comunicación entre los empleados. Las sofisticadas aplicaciones de software de contabilidad manejan problemas complicados como las transacciones en moneda extranjera, la gestión de la cadena de suministro y la logística.
Mayor eficiencia de gestión
Las aplicaciones de software de contabilidad mantienen la fuerza de trabajo más enfocada y eficiente. El procesamiento más rápido y eficiente de los informes financieros simplifica el proceso de toma de decisiones de la administración. Los empleados pueden automatizar procesos contables engorrosos y laboriosos, y enfocarse en otras actividades importantes y estratégicas. El software avanzado de contabilidad, con su mecanismo incorporado, garantiza un estricto riesgo y procedimientos de cumplimiento para cumplir con los estándares regulatorios. Los informes completos de desempeño comercial y ventas ayudan a la administración a tomar decisiones importantes sobre la estrategia de generación de ingresos.
Desventajas
Todo el software de contabilidad requiere que los datos se ingresen manualmente. Si los datos no se examinan para verificar su exactitud e integridad, los informes generados por el software de contabilidad darán lugar a una idea errónea. Muchos de los programas de contabilidad deben personalizarse para que coincidan con los requisitos del negocio. Es necesario que la gerencia capacite a los empleados específicamente para acceder y usar el software de contabilidad, lo que implica un costo y tiempo enormes. Si las tasas y reglas de impuestos cambian, el software de contabilidad utilizado para calcular los impuestos debe reescribirse en consecuencia para evitar errores. El fallo de alimentación, los virus informáticos y los piratas informáticos pueden afectar a los sistemas informáticos si no se aplican las medidas de seguridad y precaución adecuadas.
