Los sistemas de archivo ofrecen ventajas y desventajas a la configuración de la oficina. La mayoría de las compañías utilizan sistemas de archivo tradicionales donde los documentos en papel se archivan en archivadores. El tipo más común de sistema de archivo utilizado es un sistema alfabético.
Propósito
Los sistemas de archivo se utilizan para mantener los documentos organizados y fáciles de encontrar para los empleados. Se configura un sistema de archivo y los empleados siguen el sistema que se está utilizando.
Ventajas
Los sistemas de archivo alfabético son un tipo de sistema que es fácil de enseñar y aprender. Los documentos se archivan en orden alfabético por nombre del vendedor. Cualquier empleado puede encontrar un documento necesario siempre que se conozca el nombre del proveedor.
Desventajas
Una desventaja de este sistema es que los documentos con frecuencia se archivan mal debido a las letras. Otra desventaja es que si algo se archiva bajo el nombre de un vendedor frente al apellido, los documentos son difíciles de localizar. Es posible que los cambios de nombre en las empresas no se registren correctamente, lo que también causa confusión con este sistema de archivo.
