La documentación de las acciones tomadas durante una reunión permite que los temas y las decisiones de importancia sean recordados durante los próximos años. Se deben registrar todas las interacciones importantes en una reunión, incluso cuando se hacen los movimientos, incluso si la moción finalmente falla.
Propósito de los minutos de la reunión
Las actas documentan las decisiones y discusiones que tuvieron lugar durante una reunión. Como registro escrito, las actas también pueden servir como documentacion legal de la reunion. Cualquier tipo de reunión puede registrar actas, desde la Junta directiva formal de la empresa hasta la reunión del personal de una organización hasta una reunión comunitaria sobre políticas públicas.
Tomando minutos de la reunión
Las excepcionales habilidades de organización, escucha y toma de notas se prestan bien para grabar los minutos en una reunión. No todo lo dicho durante la reunión. debe ser documentado; en su lugar, enfóquese en los puntos clave, tales como:
- La fecha, hora y lugar de la reunión.
- Lista de asistentes
- Los principales temas tratados.
- Mociones hechas
- Decisiones que fueron finalizadas.
- Acciones completadas
- Cualquier paso que deba ser promulgado antes de la próxima reunión
Mociones fallidas
Cuando un asistente a la reunión quiere presentar un asunto para su consideración, se hace una moción. Por lo general, una moción debe ser secundada (lo que significa que otro asistente está de acuerdo en que se debe considerar el asunto) para que la moción avance y se discuta. Si la moción no es secundada., se llama un movimiento fallido. Sin embargo, incluso una moción fallida debe documentarse en los minutos. Escriba quién hizo la moción, en qué consistió la moción y en qué falló. Por ejemplo, un método para grabar esto podría ser:
- Movimiento: Todas las computadoras en la biblioteca deben reemplazarse con modelos nuevos y actuales. Moción presentada por Bill Smith. Movimiento no secundado; movimiento fallido
Las mociones que están secundadas todavía pueden fallar si no tienen suficientes votos. Después de que una moción es secundada y avanza, los asistentes a la reunión debaten el tema en cuestión. La moción falla si la mayoría de los votantes no están a favor de aprobar el asunto. Esto debe ser registrado en el acta como tal:
- Movimiento: Todas las computadoras en la biblioteca deben reemplazarse con modelos nuevos y actuales. Moción presentada por Bill Smith. Moción secundada por Bob Jones. El voto fue de 5-2 en contra; movimiento fallido
