La recopilación precisa de actas de reuniones ayuda a garantizar que los asistentes se mantengan enfocados en las tareas asignadas, reduzcan la falta de comunicación y mejoren la eficiencia de las reuniones posteriores. Los beneficios de las actas de las reuniones claras y completas significan que cualquier propietario de una empresa, ejecutivo u otro líder que se reúna regularmente debe establecer pautas para tomar las actas. Estas pautas deben cubrir lo que sucede antes, durante y después de la reunión.
Antes de la reunión
Determinar quién toma minutos
Si bien es una tarea aparentemente de baja categoría, grabar las actas de las reuniones requiere una atención significativa a los detalles. Como resultado, el participante debe tener una participación mínima en la reunión. Esto permite enfocar la mayor parte de su energía en la grabación de los puntos esenciales de la reunión.
Consejos
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Las empresas a menudo utilizan asistentes ejecutivos o recepcionistas para tomar minutos, ya que estos empleados a menudo no tienen un papel activo en la reunión en sí.
Use un formulario estandarizado
Cree su propio formulario estandarizado de minutos de reunión para usar durante la reunión. La estandarización ayuda al tomador de minutos a saber dónde colocar la información y también ayuda a los asistentes a leer el documento más adelante. La información básica debe incluir:
- Lista de asistentes.
- Fecha.
- Lista de temas a discutir.
- Plan de acción decidido sobre cada tema.
- Los responsables de llevar a cabo esas acciones.
Durante la reunión
Complete la información esencial
Antes de que la reunión comience oficialmente, complete la información esencial, como los asistentes y la fecha. Esto evita una pérdida innecesaria de tiempo durante la reunión real.
Solo registro información importante
Las actas de las reuniones no deben transcribir una reunión completa.. Por el contrario, las actas de las reuniones registran tareas e instrucciones importantes en un formato simplificado. Por lo tanto, debe registrar información como la delegación de funciones, las fechas de vencimiento, las asignadas a esas tareas y cualquier otra información aparentemente relevante. Las actas de las reuniones no deben contener discusiones generales o información tangencial.
Pregunta para aclarar
Las actas deben reflejar con precisión los puntos más destacados de la reunión. Pida una aclaración si la información discutida durante la reunión no está clara. Nunca adivine, o corre el riesgo de información u omisiones inexactas. Sin embargo, cuando solicite una aclaración, siempre siga los protocolos de la reunión. Algunas reuniones adoptan un enfoque informal, mientras que otras adoptan las Reglas de Orden de Robert estructuradas.
Consulte los minutos pasados
Las actas actuales que compila pueden referirse a actas de reuniones pasadas. Esto requiere que lleve las actas de la reunión anterior a la nueva reunión para que la información esté disponible para todos los asistentes.
Después de la reunión
Minutos de Revisión
Revise las actas de la reunión en busca de errores tipográficos o de oraciones poco claras. Arregla esto antes de finalizar los minutos. Cualquier error puede causar confusión con respecto a tareas importantes.
Enviar a los asistentes
Envíe los minutos de la reunión a los asistentes de la reunión para su aprobación. Esto le da a los asistentes la oportunidad de hacer preguntas o corregir errores. Informe a todos los asistentes si ocurrieron cambios.
Finalizar y archivar
Una vez que todos los asistentes aprueben las actas, firme el documento con la fecha de aprobación indicada al lado de la firma. A partir de entonces, archive los minutos en su computadora o en una carpeta con otros minutos de la reunión. Mantenga todas las actas de las reuniones juntas, lo que permite un fácil transporte a futuras reuniones y proporciona una ubicación central si alguien necesita consultar los documentos.
