Ya sea para una asociación de condominios o una corporación multinacional, las actas de las reuniones constituyen la base legal de cualquier acción tomada por el grupo. Las asignaciones, pólizas, compras - cualquier actividad de la corporación, sin fines de lucro o con fines de lucro - deben registrarse en minutos. Algunas organizaciones son más informales que otras (probablemente no escucharía que un vecino se moviera para presentar una moción en la mesa de un comité de la iglesia), pero todas deben operar de acuerdo con las decisiones tomadas por sus cuerpos directivos. Las actas proporcionan pruebas de esas acciones y definen su intención.
Estar preparado
Planea con antelación. Prepare la agenda y una lista de los miembros o participantes de la reunión en la mano antes de la reunión. Si su grupo no opera habitualmente con una agenda, anímelo a que comience a hacerlo para mantenerse enfocado. Averigüe cuántos miembros se necesitan para realizar negocios, de modo que pueda notar la presencia de un quórum en los minutos si es necesario.
Haz una plantilla para usar para tus notas. Incluya espacios para la fecha, hora y ubicación, y una lista de verificación de los miembros para marcar a los asistentes y las ausencias. Si la reunión involucra aportaciones del público, incluya líneas para los nombres y los problemas de cada dirección. Varios sitios web como Meetingtemplates.com ofrecen plantillas gratuitas para una variedad de tipos de reuniones.
Introduzca la fecha, hora, lugar, asistentes e información del quórum en la reunión. Observe quién convocó la reunión al orden y la hora. Si es posible, pida a los miembros del público que asistan que registren sus nombres para que no tenga que preguntar cómo se deletrean. En grupos grandes de membresía, circule una hoja de registro para verificar su lista de control de asistencia.
Ejecutar con precisión
Registre cada problema, y cualquier acción tomada en cada uno. Siempre incluya el nombre del miembro que hizo la moción. La primera moción generalmente es aceptar las actas de una reunión anterior, seguidas de los informes de cualquier comité. Incluir recomendaciones y cualquier acción tomada en respuesta. Preserve los informes escritos del comité para incluirlos con los minutos finales. No intente resumir las discusiones.
Anote los nombres de aquellos que presentan, mueven o defienden la acción junto con una reexpresión precisa de cada moción. Muchas organizaciones también registran a la persona que secunda la moción. No dude en solicitar una reexpresión o una aclaración: este registro oficial vincula al grupo a una acción específica.
Registre los votos de acuerdo con el sistema de su organización. Necesitarás al menos un conteo de votos. Algunos grupos también agregan nombres y registran cómo votó cada individuo.
Registrar el tiempo y el método de aplazamiento. Firme su nombre como secretario-encargado de los minutos.
Seguir adelante
Escriba minutos para arriba inmediatamente, mientras que la reunión es fresca en su mente. Envíelos al líder para su aprobación dentro de uno o dos días, junto con una lista de informes o exposiciones.
Envíe minutos a los miembros y asistentes que los hayan solicitado por correo electrónico, correo de primera clase, una aplicación compartida como Microsoft OneNote o un programa en la nube como Google Drive.
Prepare una copia oficial y adjunte informes originales y exposiciones para el registro permanente.
Consejos
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Intente perfeccionar una plantilla para las necesidades de su organización en lugar de adaptar sus notas de reunión a una plantilla abstracta. Muchas plantillas de negocios son demasiado informales para reuniones organizativas o públicas.
Fomente el uso de las Reglas de orden de Robert en su organización. Es un formato ampliamente utilizado que puede adaptarse a reuniones formales e informales.
