Los sistemas de archivo de registros médicos permiten a los proveedores almacenar información de forma segura y recuperarla de manera eficiente. Los sistemas de archivo también protegen los datos de identificación del paciente. El tipo de sistema de información de salud que utiliza un proveedor a menudo depende del tipo de instalación, su tamaño, la cantidad de pacientes que trata y el volumen de registros que mantiene. Las instalaciones más pequeñas que brindan atención especializada a menos pacientes pueden elegir registros en papel, mientras que las organizaciones más grandes con múltiples departamentos y ubicaciones pueden usar registros electrónicos. Algunos proveedores de atención utilizan un sistema híbrido de archivos de registros médicos electrónicos y en papel.
Registros médicos: buenos para el paciente y el proveedor
Los registros médicos respaldan la calidad de la atención de los pacientes y ayudan a garantizar que los que brindan la atención reciban el pago adecuado. Al documentar los síntomas, diagnósticos y tratamientos, los proveedores pueden usar historiales médicos para ayudar a los pacientes a mantenerse saludables y recuperarse de enfermedades más rápidamente. También se les puede pagar más rápido porque las compañías de seguros a menudo requieren una prueba de atención de calidad.
Las normas de portabilidad y responsabilidad de seguros de salud (HIPAA) ayudan a proteger su privacidad al proporcionar pautas sobre qué, cuándo y cómo se puede compartir la información sobre su atención. Todos los proveedores médicos deben cumplir con estas normas, independientemente del tipo de sistema de archivo que utilicen. Para compartir cierta información, deben obtener su consentimiento por escrito y un formulario de autorización firmado. Por ejemplo, su vecino de al lado no puede llamar a su médico y averiguar si usted es un paciente, y mucho menos por qué vio al médico. Incluso su cónyuge necesita un formulario de autorización firmado para poder hablar con su médico. Las compañías de seguros tienen acceso a información limitada, como los códigos de facturación de seguros, pero no tienen acceso a ningún otro detalle sobre su atención.
Sistemas de papel: organizados alfabéticamente o numéricamente
Los sistemas de archivo para registros médicos en papel ocupan mucho espacio. Los estantes, armarios y cajones con carpetas codificadas por colores son habituales.
Estos tipos de sistemas varían según la cantidad de pulgadas de archivo lineales disponibles para almacenar registros y la forma en que se organizan los registros. Los registros son comúnmente organizados alfabéticamente o numéricamente.
Los sistemas de archivo numérico incluyen los siguientes.
- Presentación recta o consecutiva: Los registros médicos se archivan en orden cronológico por número de paciente (es decir, la fecha en un registro de fecha-año-año).
- Presentación de dígitos terminales: También conocido como sistema de archivo de numeración inversa, esto es lo opuesto al numérico directo en que los registros están ordenados por el último dígito (es decir, el año en un registro de fecha-mes-año).
Las carpetas de papel generalmente se almacenan detrás de puertas cerradas y en cajones cerrados. Los empleados de oficina rastrean las solicitudes de registros y la ubicación de los registros, como a través de un sistema de salida que requiere que alguien firme para obtener un registro. Sólo los supervisores pueden acceder a los registros después de las horas, según sea necesario.
Sistema de archivo electrónico: más fácil de compartir
Un registro médico electrónico es una versión digital de la hoja de papel que contiene el historial de un paciente dentro de una misma práctica. Un proveedor utiliza un EMR para identificar a los pacientes para las visitas preventivas y los exámenes de detección, controlar la salud de los pacientes, realizar un seguimiento de los datos y mejorar la calidad de la atención.
Con un EMR, un usuario solo puede acceder a la información específica que se necesita del registro. Por ejemplo, si un usuario no tiene que ver el historial completo del paciente, el sistema permite el acceso solo a la información que necesita para realizar su trabajo. Los sistemas de EMR utilizan medidas de seguridad para evitar que usuarios no autorizados accedan a información de salud protegida, como historiales médicos. Esto ayuda a garantizar que se cumplan los estándares de HIPAA, al mismo tiempo que permite un fácil acceso a las partes aprobadas.
Los registros de salud electrónicos robustos también incluyen datos administrativos y de facturación. Los EMR pueden compartirse entre las prácticas para mejorar la calidad de la atención, pero el intercambio de registros entre proveedores e instalaciones aún debe realizarse de acuerdo con las regulaciones de HIPAA. Los principales proveedores de software como Cerner, Epic, McKesson y Meditech proporcionan sistemas de archivo que permiten a los usuarios acceder a la información de pacientes individuales al buscarlos por nombre. Los sistemas de archivo electrónico también les permiten a los usuarios ver información de grupos de pacientes, como buscar datos demográficos o historias clínicas compartidas para mejorar la salud de las comunidades, por ejemplo, identificando a quiénes deben vacunarse.
Sistemas híbridos: combinando registros electrónicos y de papel
Algunas prácticas médicas utilizan registros electrónicos y registros en papel. Pueden imprimir información digital, escanear registros en papel y acceder a información desde cualquier tipo de sistema, de modo que sus sistemas electrónicos y de papel sean compatibles.
Por ejemplo, algunas prácticas que utilizan EMR actualizan sus archivos escaneando información en papel. O imprimirán la información del registro electrónico para que un proveedor de atención pueda tenerla en papel al tratar a un paciente.
Las políticas y procedimientos de una instalación deben determinar qué partes del registro se basarán en papel y qué partes se almacenan electrónicamente. Todos los registros nuevos se archivan en el formato apropiado. Si una parte del registro está basada en papel, debe hacer referencia a la ubicación de la parte electrónica.
