La forma en que elija organizar los archivos de su oficina tiene un impacto importante en la eficiencia y la productividad. Un sistema de archivo debe basarse en cómo se usan los archivos en la oficina, a qué características del archivo se hace referencia con mayor frecuencia y cómo se solicitan verbalmente los archivos. Responder estas preguntas lo ayudará a determinar el mejor sistema para organizar sus archivos.
Artículos que necesitarás
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Archivador
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Carpetas de archivos
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Etiquetas de archivo
Determine si organizará los archivos alfabéticamente por asunto, numéricamente utilizando un sistema de numeración predeterminado o cronológicamente por fecha de creación o fecha de vencimiento. Crea archivos temporales y permanentes. Los archivos temporales son actualmente archivos activos que tienen una fecha de finalización asignada, momento en el cual el archivo puede ser destruido o colocado con archivos archivados. Los ejemplos de archivos temporales incluyen proyectos actuales, elementos de acción y materiales para leer. Los archivos permanentes son aquellos a los que no se accede tan a menudo, pero deben conservarse en los archivos para futuras referencias.
Escriba los títulos y las definiciones de su etiqueta en un documento al que se pueda hacer referencia. Por ejemplo, si utiliza un sistema de archivo numérico, escriba el asunto al que corresponde cada número y enumere ejemplos de documentos que se incluirían dentro de ese tema. Esto ayuda a mantener la consistencia al archivar documentos.
Crea pilas para documentos temporales, documentos permanentes y basura. Ordenar los documentos antes de incluirlos en el sistema de archivo. No archivar lo que no necesita ser guardado.
Elija una ubicación de almacenamiento de archivos. Es posible que decida que los archivos activos temporales deben archivarse en el cajón de su escritorio, donde son fácilmente accesibles. Los archivos compartidos entre el personal deben estar ubicados centralmente en la oficina. Si trabaja con archivos que necesitan protección, como los archivos que contienen información personal de los clientes, use un archivador de bloqueo y determine quién tendrá acceso en la oficina.
Crea tus archivos. Etiquete los archivos con su sistema alfabético, numérico o cronológico. Recuerde que si bien desea ser específico con los títulos de sus etiquetas, también desea que los títulos sean lo suficientemente amplios como para abarcar varios tipos de documentos. Por ejemplo, en lugar de etiquetar un archivo con un nombre de reunión específico, cree un archivo para las reuniones a las que asiste en un año y almacene todos los documentos relevantes en él. Esto le impide crear numerosos archivos en los que solo se almacenarán uno o dos documentos.
Consejos
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Recordar lo simple siempre es mejor. Trate de evitar los sistemas de archivo complicados que será difícil para usted y para el personal recordar. Use un archivo tickler para tareas específicas de la fecha, como el pago de facturas o la facturación. Organice su archivo tickler por mes o por día dependiendo de las tareas y purgue el archivo a medida que las tareas se completan, ya sea tirando los documentos o moviéndolos a un archivo permanente.
