Los proyectos de construcción requieren una presentación especial porque la documentación de cada proyecto se convierte en parte del registro público. Además, los archivos del proyecto se deben llevar ocasionalmente a reuniones externas y se deben alojar para que no se pierdan accidentalmente. Las empresas de construcción a menudo trabajan con un sistema de encuadernación, así como con un sistema de archivo de cajones donde se conservan los planos. Un solo proyecto puede requerir una serie de carpetas que pueden etiquetarse de acuerdo con su propósito, como "contabilidad" o "legal".
Artículos que necesitarás
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Carpetas de tres anillos de 3 pulgadas de ancho
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Ponche de tres agujeros
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Divisores de la pestaña índice para carpetas de tres anillos
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Archivador de planos
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Tiras de grapas
Inicie el sistema de archivo tan pronto como se genere el primer documento para el proyecto. Los documentos iniciales incluyen un prospecto o una evaluación del sitio. Abra la carpeta. Presione hacia atrás simultáneamente las dos pestañas de metal en los extremos opuestos del aparato de metal en el centro de la carpeta. Los anillos deberían abrirse con cierta resistencia. Coloque el margen izquierdo del documento en la boca del perforador tal como se vería si lo leyera. Presione la palanca hacia abajo con el talón de su mano. El documento debe tener tres agujeros espaciados uniformemente perforados en línea recta hacia abajo en el margen izquierdo.
Crear etiquetas para los separadores de la pestaña índice. Los separadores de la pestaña de índice separarán cada género de documento. Las etiquetas adhesivas de las pestañas suelen venir con conjuntos empaquetados de pestañas de índice. De lo contrario, la mayoría de las etiquetas de Avery tienen una plantilla correspondiente precargada en Microsoft Word para facilitar la impresión de etiquetas. Abra Word en un documento en blanco. Haga clic en "Herramientas" en la barra de herramientas superior. Haga clic en "Cartas y correspondencia", luego en "Sobres y etiquetas". Haga clic en la pestaña "Etiquetas". Haga clic en el icono de etiqueta en la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo. Seleccione un número de plantilla Avery (ubicado en la parte inferior o superior de la hoja de etiquetas) en el menú desplegable. Haga clic en Aceptar." Indique que desea imprimir una página de etiquetas resaltando el dial radial apropiado. Haga clic en "Nuevo documento".
Introduzca los nombres de las etiquetas en cada sección de etiquetas en la plantilla. Debe nombrarse una etiqueta para indicar qué documentos hay en cada sección. Las etiquetas de construcción comunes incluyen "Adquisición del sitio", "Planificación", "Licitación previa a la calificación", "Licitación", "Construcción", "Inspección", "Contratos", "Garantía", "Contabilidad" y "Legal". Coloque la hoja de etiquetas en la impresora antes de imprimir. Elimine las etiquetas una por una y adjúntelas a la sección de pestañas del divisor de índice. Los divisores ya pueden estar perforados.
Coloque los documentos en la carpeta debajo de la pestaña correspondiente. Por ejemplo, las evaluaciones, las encuestas, las pruebas de suelo, las aprobaciones del sitio, los documentos de dominio eminentes y la información de custodia se incluirán en la pestaña "Adquisición del sitio". A medida que la carpeta se llena, agregue carpetas adicionales y mueva las secciones según sea necesario. Contabilidad y legal requerirán sus propios carpetas a medida que el proyecto progrese.
Archivo de planos en un archivador plano plano cajón. Los sistemas alternativos de archivo de planos incluyen un archivador apilable con rodillo o un soporte rodante con ganchos de pivote. El archivador plano es el más eficiente. Grape varios planos junto con el uso de tiras de grapas, que protegen la integridad del plano de la grapa.
