Un sistema de archivo bien mantenido permite acceder rápidamente a información vital y ahorra dinero a la empresa al ahorrar tiempo. Las empresas, escuelas, agencias gubernamentales e incluso la gente común usan sistemas de archivo para mantener sus asuntos organizados. Elija entre cuatro tipos diferentes de sistemas de archivo para su oficina. Cada uno ofrece sus propias ventajas y desventajas.
Sistema de archivo alfabético
En el sistema de archivo alfabético, organice los registros de acuerdo con el nombre, ya sea el nombre de la persona, la empresa o el tema, de acuerdo con las letras del alfabeto. Utilice este sistema de archivo por dos métodos diferentes. El sistema de archivo alfabético tópico, también conocido como sistema de diccionario, archiva registros individuales en orden alfabético. Estos sistemas de archivo funcionan bien cuando se almacena una pequeña cantidad de registros, menos de 5,000 archivos, según Ancom, una compañía de sistemas de archivo.
Este sistema demuestra ser problemático cuando tienes muchos clientes que comparten el mismo nombre. Use un sistema geográfico, también conocido como enciclopedia o sistema clasificado, para organizar grandes volúmenes de registros. En este sistema, agrupe a los sujetos en categorías amplias según la ubicación, como una ciudad, condado o estado. Las categorías y los archivos dentro de cada categoría están ordenados alfabéticamente.
Sistema de archivo numérico
Cuando use un sistema de archivo numérico, asigne números a cada archivo y ordene los números en orden secuencial. Los archivos para personas con el mismo nombre no tendrán encabezados duplicados como con el sistema alfabético. Este sistema también ofrece una mejor confidencialidad de archivos ya que no se muestran nombres en los archivos y funcionan bien cuando se maneja un gran volumen de archivos. En lugar de asignar un número a los archivos, utilice el sistema cronológico que ordena los archivos según la fecha.
Sistema de archivo de dígitos terminal
Cuando utilice la presentación de dígitos de terminal, asigne números de archivos en orden secuencial, pero archívelos de acuerdo con los últimos dos dígitos. Ancom da ejemplos de cómo encontrar un archivo con el número 17234. Primero, vaya a la sección 34 del sistema de archivos, luego busque el área 72 de esa sección y finalmente busque el archivo 1. Este sistema funciona bien cuando se guardan más de 10,000 archivos.
Sistema de archivo alfanumérico
Use tanto letras como números para organizar archivos en el sistema de archivo alfanumérico. Por ejemplo, use dos letras para indicar el estado en que vive el cliente, seguido de un número para indicar su número de cuenta. Esto permite una ordenación más sencilla cuando se necesita extraer una gran cantidad de archivos desde la misma ubicación.
