Los prealerts de envío son avisos que se envían a los compradores de productos para informarles que un envío está en camino. Estos prealerts se utilizan principalmente con envíos al extranjero, aunque muchas otras compañías con operaciones nacionales también pueden usarlos. Un aviso previo de envío a menudo se envía por fax o correo electrónico al cliente que recibe las mercancías varios días antes de la fecha de llegada prevista. Este aviso le da tiempo al cliente para prepararse para la llegada.
Entender el propósito de un prealert envío. Muchas empresas envían una prealertación por cortesía al cliente. Mantiene informado al cliente sobre los detalles de entrega de los envíos esperados. Si usted es una empresa que envía productos, dé a sus clientes un aviso de cortesía de este tipo.
Determine su método para enviar el aviso. El método más común utilizado para enviar avisos de prealertes de envío es a través de correo electrónico.
Titular el aviso. Incluya el título "Envío Prealert" en la parte superior de la notificación. Si está enviando el aviso por correo electrónico, escríbalo también en el asunto. Incluya una breve declaración que indique al cliente que esto sirve como aviso de que los productos pedidos están en camino.
Indique los detalles del pedido. Un aviso previo de envío debe indicar varias piezas clave de información. Debe indicar claramente el nombre de su empresa para informar inmediatamente al cliente sobre quién está enviando este aviso. Incluya el tipo de método de envío que se está utilizando, el número de seguimiento y la fecha de llegada prevista.
Incluya cualquier información de despacho de aduana. Cuando los productos se envían al extranjero, se requieren varios documentos importantes para completarlos. Estos formularios generalmente los completa el remitente y el transportista de los bienes. Los documentos de aduanas aseguran que las mercancías puedan ser despachadas a través de las aduanas. Un aviso previo de envío incluye esta información para mostrar al cliente que se han completado los formularios correspondientes. Si estos formularios no se completan correctamente, puede ocurrir un problema con el envío.
Adjuntar otros documentos importantes. Con un aviso previo de envío, muchas compañías a menudo adjuntan ciertos documentos, que pueden incluir un conocimiento de embarque, una factura comercial, una lista de empaque o una hoja de datos de seguridad del material, denominada MSDS.
Incluya su información de contacto. Este es uno de los detalles más importantes que contiene un prealert de envío. Este consiste principalmente en un número de teléfono para que el cliente llame si surge alguna pregunta, inquietud o problema.
