Los estados financieros de una compañía incluyen el estado de resultados, el balance general y el estado de flujo de efectivo. El estado de resultados resume los ingresos, gastos y ganancias en un período contable. El balance general enumera los activos, pasivos y patrimonio de los accionistas, y el estado de flujo de efectivo resume las entradas y salidas de efectivo. Los estados financieros precisos son importantes porque la administración, los inversionistas, los acreedores y los auditores externos dependen de información confiable y completa para evaluar la salud financiera y el desempeño de las compañías. La precisión comienza con las entradas de diario y termina con el director ejecutivo certificando la confiabilidad de la información.
Asegure la precisión del proceso de entrada de datos, que implica las entradas de diario de transacciones financieras y la publicación de entradas de diario en el libro mayor. Si los profesionales de la entrada de datos cometen errores matemáticos o ingresan los datos en las cuentas incorrectas, incluso un paquete de contabilidad sofisticado no lo detectará. La capacitación y el monitoreo aleatorio son dos formas de asegurar el control de calidad en el proceso de ingreso de datos. En un artículo de "Northern Nevada Business Weekly" de noviembre de 2010, el contador público certificado Mike Bosma recomienda que proporcione a los empleados de ingreso de datos un cuadro impreso de las cuentas de la compañía para usar como referencia para que ingresen los datos en las cuentas correctas.
Concilie sus registros contables con registros externos, como extractos bancarios, facturas de proveedores, extractos de tarjetas de crédito y otros documentos. Los números deben coincidir. Por ejemplo, el saldo de efectivo en su hoja de balance debe coincidir con el saldo final en su extracto bancario. De manera similar, el saldo del pasivo a largo plazo debe coincidir con los saldos totales de la hipoteca y otros documentos de préstamos a largo plazo.
Compruebe si hay errores obvios en el balance. En una nota de orientación publicada en su sitio web, el Centro de Desarrollo de la Pequeña Empresa de Illinois en la Universidad Estatal de Illinois recomienda que los propietarios de pequeñas empresas busquen errores obvios en el balance general, como un saldo de efectivo negativo.
Revise el estado de resultados para posibles errores. El costo de los productos vendidos no debe ser el mismo cada mes, ya que es probable que la composición de sus ventas varíe cada mes. Si tiene activos fijos, debe haber una entrada para los gastos de depreciación. Verifique que haya realizado las entradas de ajuste para gastos acumulados pero no pagados, como gastos de intereses y gastos de salarios.
Verifique que haya realizado ajustes por gastos no monetarios en el estado de flujos de efectivo. La diferencia en el saldo de efectivo neto entre los períodos anterior y actual debe coincidir con el cambio en sus estados de cuenta bancarios, asumiendo que los recursos del préstamo pasan por las cuentas bancarias de su empresa.
Haga un seguimiento con su contador, gerente de tienda o el supervisor de almacén si detecta anomalías. Por ejemplo, un saldo de inventario superior a lo normal podría ser el resultado de demasiados artículos obsoletos o descontinuados en stock. Una cantidad alta de devolución de ventas puede indicar un problema de control de calidad en sus instalaciones de fabricación o en las instalaciones de su proveedor.