Dirigir una carta comercial a una persona es relativamente simple. Escribe el nombre y la dirección de la persona con el formato de la Oficina de Correos de EE. UU. Y luego haz clic en "Estimado Sr./Sr./Ms". Cuando necesita dirigirse a múltiples destinatarios en la misma carta comercial, las cosas se complican. Dependiendo de la ubicación de los destinatarios, dirigirá a cada destinatario individualmente o usará la notación de "copia en papel" - "cc" - en la parte inferior de la carta.
Múltiples personas, misma dirección
Al dirigirse a múltiples destinatarios en la misma organización, no es necesario repetir la dirección varias veces. Simplemente escriba el nombre y el título de cada destinatario seguido de la dirección de la compañía. Debería verse algo como esto:
Sra. Mary Harris, CEO
Sr. Robert Martinez, Director de Instalaciones
Dra. Philippa Bennett-Price, Directora de Finanzas
Acme Limited
Calle acme 123
Lexington, KY 40505
Su saludo debe enumerar los nombres en el mismo orden que la dirección, seguido de dos puntos (":"), por ejemplo, "Estimada Sra. Harris, Sr. Martínez y Dr. Bennett-Price:" Escribir "Querida Mary, Robert y Philippa: "está perfectamente bien si estás en términos de primer nombre. Es cortés enviar una carta y un sobre por separado a cada persona, así que imprima y firme una copia original para cada destinatario.
Múltiples personas, dirección diferente
Cuando la misma carta es para ir a múltiples destinatarios en diferentes ubicaciones, cada persona recibe una carta dirigida individualmente. Indique que ha enviado la carta a otras personas colocando "cc:" en la parte inferior de la carta debajo de la línea de la firma, seguido de los nombres de los otros destinatarios en orden alfabético. "CC" significa copia al carbón, que hace referencia al papel carbón que se usó para hacer copias adicionales de los documentos antes de la invención de la fotocopiadora. Hoy utilizamos la frase "copia de cortesía". Asegúrese de revisar la línea "cc:" en cada letra para que cada destinatario sepa quiénes son los demás destinatarios. Incluya sus direcciones si esto será útil para su destinatario.
Cuando hay muchos destinatarios
Cuando tiene muchos destinatarios, como miembros de un comité, puede ser más apropiado preparar una sola carta dirigida al grupo y colocar un bloque de distribución al final de la carta. Es aceptable saludar a grupos más grandes como un grupo de personas, por ejemplo, "Estimadas relaciones con inversores" o "Estimados miembros de la Junta". Si la carta se distribuye internamente dentro de su propia organización, está bien usar el saludo informal "Queridos todos".
Una palabra de precaución
Si bien existe una cierta etiqueta para enviar cartas a múltiples destinatarios, no hay reglas estrictas. Su empresa puede tener su propio estilo que puede o no seguir los estándares tradicionales. La consistencia da una buena impresión de su marca, así que verifique que todos sus empleados sigan el mismo estilo en todas las comunicaciones comerciales.
