Los deberes del tenedor de libros para una guardería no son completamente diferentes a los de un tenedor de libros para cualquier otro negocio basado en servicios, pero las responsabilidades son considerablemente mayores. Dado que las guarderías están obligadas a entregar los ingresos totales del año a los padres de los hijos a efectos fiscales, se debe tener más cuidado para registrar las transacciones con precisión.
Obligaciones relacionadas con impuestos
Debido a la naturaleza única del negocio de la guardería, específicamente con los padres que deducen la cantidad que pagan por el cuidado de los niños de sus impuestos al final del año, el contador debe obtener las cantidades pagadas por cada cliente correctamente. Si la guardería ofrece atención antes y después de la escuela, se debe mantener un registro de todas las cantidades pagadas solo por ese servicio, y se enviarán los recibos.
Obligaciones de nómina
Al completar el papeleo de la nómina, los tenedores de libros de guardería utilizan el software de contabilidad provisto o las tablas de impuestos que se encuentran en los sitios web del IRS y del estado. El tenedor de libros tendrá que usar el Servicio electrónico de pago de impuestos federales y, para cada período de pago, realizar un pago 941 (esto es para las contribuciones de la compañía al Seguro Social, Medicare y Retención federal junto con las contribuciones del empleado). El tenedor de libros utiliza el sitio, www.eftps.com e ingresa el número EIN y PIN de la compañía.
Trimestralmente, un contador de la guardería tendrá que proporcionar un Formulario 941 y enviarlo por correo al IRS. El formulario del Formulario 941 será un total de los 941 pagos realizados en cada período de nómina y debe ser firmado y enviado por correo en cada trimestre. El contador también debe hacer los pagos calculados desde el software de contabilidad y enviar el Impuesto Federal de Desempleo (FUTA) cada trimestre. Además de estos requisitos, cada trimestre el contable también debe completar el formulario para el impuesto estatal de desempleo. (SUTA).
Obligaciones del día a día
Un tenedor de libros en una guardería debe realizar un seguimiento de todas las cuentas por cobrar para garantizar que todos los clientes paguen a tiempo y todas las cuentas por pagar para garantizar que el edificio, los servicios públicos y otras facturas mensuales se paguen a tiempo. Cada mes, las cuentas del banco y de la tarjeta de crédito se deben conciliar comparando los estados de cuenta del banco y de la tarjeta de crédito con el software de contabilidad y asegurándose de que los estados de la tarjeta de crédito / banco estén de acuerdo con el software de la contabilidad.
Los cheques cancelados, las copias de las facturas de los proveedores y los recibos de los gastos se archivan semanalmente para asegurarse de que todas las copias en papel estén disponibles para inspección y auditorías.
Requerimientos legales
El contador realizará un análisis de los ingresos por niño, teniendo en cuenta las proporciones legales de niños a maestros. Las proporciones variarán en cada estado según la ley estatal. El contador debe usar esta información para construir un plan para contratar más maestros o realizar un análisis de costos por aula.
Obligaciones financieras
Las tareas adicionales incluyen cobrar todos los cheques y pagos en efectivo, registrarlos como cuentas por cobrar y completar los comprobantes de depósito para el propietario de la guardería, quien verificará todos los totales para entregar al banco. Los recibos de los pagos realizados se imprimirán y entregarán a cada cliente mensualmente.
La impresión de informes financieros mensuales, incluidos el Estado de pérdidas y ganancias, el Balance general y el Pronóstico de flujo de efectivo, el mantenimiento de los registros del fondo de caja chica y los recibos para reembolsar al fondo todos los gastos pagados también forman parte del trabajo.
