Todas las decisiones que se toman al administrar una empresa pueden afectar el resultado final, pero a veces los cambios se imponen a las empresas y las decisiones se convierten en tratar de sacar lo mejor de una mala situación. En estos casos, el propietario de un negocio pragmático investiga para ver qué consecuencias pueden desarrollarse y cómo diferentes reacciones pueden alterar el resultado. Para ello, utilizan el análisis de impacto.
¿Qué es el análisis de impacto?
El análisis de impacto es la proverbial "mirada antes de saltar", el "qué pasaría si" que detiene un movimiento temerario que puede surgir de las reacciones instintivas al cambio.
Si algún aspecto de su negocio se ve afectado, ¿cuáles son las consecuencias? ¿Cómo afectará a su equipo, su presupuesto, sus ganancias, sus pérdidas y su futuro? Un análisis de impacto es una forma formal de recopilar datos y suposiciones en apoyo de los pros y los contras de cualquier cambio o interrupción de su negocio. Un buen análisis de impacto lo ayudará a identificar estrategias de recuperación, métodos de prevención o medios para mitigar los impactos en el negocio.
Las interrupciones pueden venir de muchas formas, desde la inundación después de un huracán hasta algo más simple, como un proveedor de confianza que cierra la tienda. Ya sea que la interrupción sea grande o pequeña, todo tiene un impacto. Pero tradicionalmente, el análisis de impacto ha sido considerado como una "gestión de la continuidad del negocio", un paso obligatorio en la recuperación de desastres, donde se sienten los impactos más significativos.
Por qué necesita hacer una evaluación de impacto empresarial
El análisis de impacto generalmente se completa cuando hay un impacto negativo o una dificultad que se debe enfrentar, y las resoluciones se encuentran, a menudo en el caso de desastres u otros impactos repentinos e imprevistos. La recuperación de tales problemas a menudo se puede lograr de varias maneras, pero si no se conoce el alcance total de las consecuencias, es posible que no haya una buena base sobre la cual hacer las resoluciones. El análisis pretende cambiar las probabilidades al proporcionar una mejor comprensión general antes de tomar medidas.
A menudo, un cambio imprevisto es forzado en un negocio, lo que significa que no ha habido preparación para ello. Tal vez las leyes cívicas cambian con respecto al horario comercial o la zonificación del tráfico. Tal vez se requiera un cambio de ubicación luego de un aumento inesperado y dramático del arrendamiento o de un desastre masivo de plomería. Tal vez la cadena de suministro ha sido interrumpida.
En todos estos casos, el análisis de impacto puede ayudar a la administración a comprender los verdaderos costos de la situación en la que se encuentran y cómo avanzar.
Es genial que el análisis de impacto ayude en estas situaciones, pero es una herramienta tan útil que no debe ser relegada a ser usada solo en emergencias. Cuando un cambio importante se presenta ante una empresa, el análisis de impacto puede ayudar a brindar claridad antes de tomar decisiones impactantes.
En última instancia, el motivo por el que necesita evaluaciones de impacto en el negocio se reduce a la realidad de que los impactos rara vez se sienten solo en el balance final. Afectan a la marca, la confianza, la lealtad, la reputación y otros aspectos que no son el blanco y negro, que pueden tener consecuencias de larga duración.
Lo que hay que tener en cuenta en un análisis de impacto
La evaluación del impacto sería más fácil si solo se tratara de dinero, pero hay mucho en juego con el cambio y la recuperación de desastres en su empresa.
Si bien el análisis del impacto en el negocio debe ser algo completo, es importante no exagerar y crear una gran cantidad de categorías de evaluación. Demasiados datos difundidos demasiado finos pueden enturbiar las aguas.
En su lugar, tome una visión general que divide el impacto entre efectos "cuantitativos" y "cualitativos". Cuantitativo es cualquier cosa que afecte a las ganancias y pérdidas desde una perspectiva de entrada / salida de dinero. Por lo tanto, esto incluiría la pérdida de ingresos, aumentos en los gastos operativos y cualquier sanción, multas o sanciones sufridas como consecuencia del impacto. La evaluación cualitativa es más sobre el resto de la misma: cómo afecta al cliente, cómo cambia el sentimiento por la marca, cualquier daño o crédito a la reputación de la empresa e incluso si las facturas se pueden pagar con prontitud para mantener una buena reputación con los proveedores.
Habrá categorías obvias que casi cualquier evaluación de impacto debe incluir, como aumentos de gastos operativos, pérdidas de ingresos y daños a la marca o reputación. Pero otras áreas estudiadas deben reflejar la misión central de la compañía.
Por ejemplo, supongamos que es el consultorio de un médico que ha sufrido una inundación. Quizás la oficina pueda permanecer abierta a pesar del daño, pero si causa contaminación de partículas en el aire o compromete el calor o la comodidad del área de espera, entonces es importante considerar la seguridad y la protección de los pacientes. Eso también es impacto. Sin embargo, el cierre por demasiado tiempo y la demora de los servicios podrían ser peligrosos para algunos clientes; sin embargo, este factor cambiará su impacto durante, digamos, los meses de verano cuando muchos pacientes están de vacaciones en comparación con los de noviembre, cuando todos regresan al trabajo y la escuela como la temporada de gripe. rabias
Los parámetros del análisis de impacto varían en gran medida según el tipo de negocio involucrado, por lo que es importante que comprenda qué factores externos pueden afectar la manera en que su negocio específico prospera o no. Sabiendo esto, elija tres o cuatro categorías para cada evaluación de impacto cuantitativa y cualitativa y tome notas detalladas en consecuencia. Al hacerlo, asegúrese de utilizar los datos actuales o recientes y colabore con otros gerentes o personal para sus observaciones o ideas, ya que sus aportaciones pueden ser valiosas para su estrategia.
Tres categorías principales de impacto
Si sufre un impacto en el negocio, es probable que sea de una de tres categorías:
- Una es una pérdida que afecta a un edificio o tienda, que puede ser causada por incendios, desastres, daños por agua y otras situaciones que causan daños suficientes para la interrupción del negocio.
- Dos son las interrupciones de datos y tecnología en las que ha perdido sistemas informáticos, o ha tenido importantes fallas en la tecnología o la maquinaria que lo ayudan a hacer su trabajo cotidiano.
- Tres es la pérdida de personal y otros recursos que podrían ser causados por, digamos, una enfermedad generalizada o el efecto de una huelga de tránsito que está en curso.
Haciendo evaluaciones de impacto no emergentes
A veces, realizar un análisis de impacto posterior al desastre es como aprender a nadar después de caerse de un barco, no es lo ideal.
Realizar evaluaciones de impacto antes de que ocurran los desastres es como conducir de manera segura, donde siempre debe estar al tanto de lo que está haciendo el conductor que tiene dos autos por delante, no solo el que está frente a usted. Te prepara, por lo que estás listo para actuar si las cosas suceden.
Comprender cosas como el costo y el impacto de posibles interrupciones, como inundaciones y trastornos en la cadena de suministro, le permite crear planes de contingencia para que pueda entrar en acción en lugar de averiguar cuál es su postura. Para las empresas más grandes, el análisis de impacto preventivo puede salvar el día si las cosas se desvían por el camino. Se pueden planificar por adelantado instancias como inundaciones, tormentas de hielo y problemas de proveedores, y el análisis de impacto puede ayudar.
A menudo, los impactos ocurren con alguna advertencia. Tal vez un proveedor haya dejado de lado el hecho de que tal vez no pueda proporcionarle una determinada marca de producto o un tipo de servicio del que se haya vuelto dependiente. Al realizar una evaluación de impacto en el negocio, puede determinar qué acciones son ideales si se produce este cambio. Quizás se dé cuenta de que no puede aceptar dicho cambio, por lo que podría buscar un nuevo proveedor y posiblemente negociar con ellos. Tal vez descubra que su proveedor de confianza está encontrando una alternativa, por lo que puede evaluar si esto funcionará para usted y sus clientes.
Navegando por las evaluaciones de impacto de emergencia
Los impactos son amenazas para su negocio y tener planes de preparación para amenazas es parte de ser un propietario de negocios inteligente. Pero, ¿y si es lo que llaman un "evento de cisne negro", algo que no se puede prever, que es completamente impredecible e inesperado? ¿Cómo recoges las piezas y entiendes lo que realmente está en juego?
Más allá de los eventos del cisne negro, las otras opciones son enfrentar una crisis conocida y preparada, o es algo que se sabe pero no está preparado.
Cualquiera que sea el caso, tendrás que entrar en acción. Necesitará personas de mentalidad estable en el timón para que pueda averiguar qué hacer a continuación.
Todas estas situaciones significan que el tiempo es crítico, y se necesita una acción para contener la pérdida de ingresos y evitar que las interrupciones del negocio sean más largas de lo necesario. Al tener sistemas implementados para realizar copias de seguridad de datos fuera del sitio para mantener el acceso a elementos como proveedores, personal y otros contactos que necesitará durante la recuperación de impacto, puede comenzar a trabajar considerablemente más rápido.
En situaciones extremas, sepa que algunos expertos hacen esto para ganarse la vida. Ponerse en contacto con una empresa de gestión de crisis empresarial puede ayudarlo a superar el shock inicial y formular un plan de acción más rápido para realizar la clasificación. Puede ser costoso, pero tendrá que compararlo con los costos adicionales que podría sufrir si se queda tratando de averiguar por dónde empezar por su cuenta.
Análisis de impacto: un estudio de caso
Este es un ejemplo de una situación no emergente que se beneficia de hacer un análisis de impacto antes de reaccionar a las malas noticias.
Imagina que tienes una cafetería en una esquina concurrida. La noticia es que las autoridades regionales de tránsito han aprobado una nueva línea de autobús para que corra paralela a su tienda. El plan de construcción sobre el suelo establece que el trabajo puede estar en curso en diferentes grados durante dos años. Significa que habrá una barrera de metal en ambos lados de la calle durante gran parte de ese tiempo, bloqueando el tráfico en una calle durante más de una milla. Aquí y allá, los peatones podrán cruzar, pero no los autos; Pero incluso los peatones lucharán. Se espera que toda el área sufra una pérdida de negocios, y muchos de sus compañeros de negocios están pensando en mudarse.
Entonces el dilema es, ¿te quedas o te vas? Si te quedas, en dos años tendrás una tienda principal con más negocios de los que hayas tenido antes, ya que será un centro de tránsito. La parada estará justo allí, y un nuevo supermercado de destino habrá terminado la construcción al otro lado de la calle. Pero mientras tanto, se enfrentará a una pérdida dramática en los negocios. No más personas que pasan por ahí parando para tomar un café y muy pocas personas más allá de la barrera. ¿En qué medida sufrirá su negocio?
Por otro lado, mudarse sería caro. Tendría que hacer un análisis de ubicación, obtener permisos e incluso nuevas tarjetas de visita y membretes. Perdería una clientela a largo plazo que depende de usted por conveniencia o hábito. Usted tendría que comercializar en un nuevo barrio. Habría costos de construcción. Por otro lado, permanecer donde está significa que se mantenga a los lugareños, sus clientes principales, y que probablemente obtenga el patrocinio de quienes trabajan en la línea de autobús. Cuando el trabajo aumenta, y los negocios disminuyen en el verano, puede renovar la tienda, ya que de todos modos los negocios se perderían y, en dos años, tendría un aspecto renovado justo a tiempo para los nuevos clientes.
Aquí, un análisis de impacto le da una idea firme de lo que pierde frente a lo que obtiene de ambos escenarios. Tal vez usted decide que las ganancias de mudarse no superan los costos de hacerlo y quedarse tiene más sentido. Ahora puedes formar una estrategia. Negociar con el propietario para obtener un descuento de arrendamiento por no salir durante la construcción, además de concretar una buena oferta en un contrato de arrendamiento a largo plazo para la vida de la línea posterior al autobús. Tal vez reducir horas, recortar personal y ajustar el presupuesto. Con una tienda menos agitada, sería el momento perfecto para realizar más actividades de divulgación en la comunidad o comenzar esa noche de micrófono abierto en la que siempre ha pensado, lo que le permite plantar semillas para negocios más diversos cuando finalice la construcción.
El análisis de impacto es una gestión inteligente
Si bien el análisis de impacto puede surgir inicialmente de la recuperación de desastres, la realidad es que también se puede utilizar para prevenir decisiones desastrosas. ¿Los cambios que está llevando a cabo llevarán a ganancias mínimas y cuestan dinero para implementarlas? ¿Su marca y reputación sufrirán al contrarrestar cualquier ahorro financiero que los cambios puedan tener?
Al aprovechar la oportunidad para considerar más cuidadosamente las consecuencias y los beneficios de realizar cambios en su negocio, o usar el análisis para mitigar los impactos no deseados, puede descubrir beneficios inesperados o evitar la complicación de una situación ya desafortunada. De cualquier manera, el análisis de impacto es solo otra arma inteligente en el arsenal de cualquier propietario o gerente de negocios bien preparado.
