Una solicitud de empleo proporciona a los gerentes información importante sobre un candidato a contratar. También puede proporcionar información valiosa en el futuro si surgen preguntas sobre la persona contratada para completar un trabajo o sobre por qué no se contrató a ningún candidato en particular. Mantener buenos registros de empleo puede ayudar a proteger a un empleador en caso de que se presente una demanda contra la empresa.
Registros de contratación
Todas las notas de la entrevista y las preguntas de solicitud de empleo deben contener notas relevantes para facilitar una decisión de contratación. Es una buena idea mantener las solicitudes de empleo para las personas que trabajan para la compañía durante la duración de su empleo, más 2 años adicionales después de que el empleo haya terminado.
Solicitudes Solicitadas
Debe conservar todas las solicitudes que reciba en respuesta a cualquier publicación o publicidad que haga para una vacante de trabajo. Si, en algún momento en el futuro, un solicitante no exitoso alega que usted fue discriminatorio al rechazar su solicitud, se le puede solicitar que presente su solicitud y explique objetivamente por qué no la consideró. La ley generalmente requiere que guarde estas solicitudes por dos años.
Aplicaciones no solicitadas
También puede recibir solicitudes no solicitadas, ya sea por correo, en persona o por Internet. A menudo, esta es una fuente muy útil de datos de candidatos, e invitar a alguien para una entrevista sobre la base de una solicitud no solicitada puede ahorrarle una gran cantidad de tiempo y dinero cuando se trata de llenar vacantes, especialmente las que son inesperadas. Sin embargo, al hacerlo, se validan las solicitudes no solicitadas como una vía para el empleo con su firma, y todas las solicitudes no solicitadas adquieren el estado de los documentos legales que debe mantener archivados. La ley es un poco menos clara sobre cuánto tiempo retener las solicitudes no solicitadas, pero los profesionales de recursos humanos recomiendan que utilice el mismo estándar de 2 años que para las solicitudes solicitadas.
Aplicaciones de retención
Cuando las solicitudes de candidatos no exitosos pueden proporcionar un punto de partida para llenar el trabajo la próxima vez que quede vacante, la razón principal que generalmente se da para retener las solicitudes es su valor potencial en la defensa contra una demanda. Varias leyes federales y estatales prohíben la discriminación en la contratación por una variedad de razones, incluida la edad, el género, la religión, el origen nacional, la discapacidad que no interfiere con el desempeño del trabajo y el estado civil, entre otros. Los solicitantes de empleo no exitosos a veces alegan que fueron discriminados en el proceso de contratación. Su mejor defensa contra tales cargos es producir la solicitud original y el material que lo acompaña, así como las notas contemporáneas que realizó en la solicitud.Si sigue las mejores prácticas de contratación y contratación, ese material proporcionará una justificación objetiva para que no haya contratado al solicitante.
