Las hojas de asistencia de los empleados son fundamentales para registrar los salarios adeudados, las acumulaciones de tiempo libre y las ausencias de los empleados. Muchos empleadores almacenan el tiempo y los registros de nómina de sus empleados como una copia de seguridad de su método de procesamiento de la nómina. Los registros históricos son útiles si tiene que verificar los salarios de los empleados, la retención de impuestos y las deducciones de nómina. Sin embargo, las leyes federales ordenan por cuánto tiempo los empleadores deben mantener un registro de empleo, que incluye el período durante el cual los empleadores también deben mantener registros de tiempo. De acuerdo con las leyes federales, los empleadores deben retener las hojas de tiempo por un mínimo de dos años.
Los registros de empleo comprenden información sobre las asignaciones de trabajo, el desempeño, la disciplina o la acción correctiva del empleado, y cualquier contrato o acuerdo, como un acuerdo de negociación colectiva o contrato de trabajo. La información de compensación también forma parte del registro de un empleado, junto con los registros de tiempo que generalmente contienen información personal, como el número de Seguro Social del empleado, el salario, la clasificación exenta o no exenta, las vacaciones o el tiempo pagado de la tasa de acumulación, y en algunos casos, las horas extra o tasa de pago diferencial.
Las hojas de tiempo son registros de empleo
Dependiendo de las prácticas de mantenimiento de registros de un empleador, las hojas de asistencia son parte del registro de empleo o se guardan por separado como registros de nómina. De cualquier manera, los registros de tiempo y las hojas de tiempo se consideran un registro de empleo y, por lo tanto, están sujetos a ciertas leyes que obligan a los empleadores a mantener sus registros.
Ley de normas laborales justas
Los empleadores sujetos a la Ley de normas laborales justas deben cumplir con las regulaciones que regulan el salario mínimo, el pago de horas extra, la clasificación exenta y no exenta, y el mantenimiento de registros relacionados con todo lo relacionado con el pago de los empleados. La FLSA no requiere un formato específico para mantener los horarios de los empleados, pero la agencia sí requiere que los empleadores mantengan cierta información detallada sobre el tiempo y el salario de los empleados no exentos.
Retención de registros
La retención de registros para los registros de nómina y los contratos sindicales es de tres años. Para las hojas de asistencia y los registros que contienen información específica, como días trabajados, deducciones, retenciones y otros detalles, el requisito es de dos años. Las mejores prácticas para recursos humanos probablemente recomendarían mantener todos los registros relacionados con el pago y la remuneración de los empleados durante tres años, porque existe una importante superposición entre los registros que los empleadores deben conservar durante dos años y los registros que los empleadores deben mantener durante tres años.
Hay requisitos separados para los tipos de registros que los empleadores deben mantener para los trabajadores exentos; sin embargo, lo mejor para los empleadores es mantener registros de manera similar y por un período de tiempo igual. Hacerlo beneficia a los empleadores en caso de que surjan preguntas relacionadas con las comparaciones entre trabajadores exentos y no exentos. Cuando los empleadores mantienen registros de empleados exentos en base a un proceso totalmente diferente al de los empleados no exentos, es difícil justificar las prácticas de RR. HH. Relacionadas con el pago de exentos frente a exentos si los registros no se mantienen de manera consistente durante el mismo período de tiempo.
Reglas de mantenimiento de registros de la EEOC
El gobierno federal facilita que los empleadores resuelvan lo que necesitan retener y por cuánto tiempo, al establecer reglas similares de mantenimiento de registros entre agencias. La Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los EE. UU. Hace cumplir las leyes contra la discriminación y, como parte de su autoridad de aplicación, exige que los empleadores mantengan registros de nómina y otros registros de empleo durante tres años. De hecho, la EEOC dice que los registros que podrían formar parte de una reclamación en virtud de la Ley de igualdad de remuneración deben conservarse durante al menos tres años. Los registros de empleo, incluidos los registros de tiempo que forman parte de un cargo oficial de discriminación, deben conservarse hasta la resolución final.
