Las empresas utilizan manuales de procedimientos de administración de oficinas para capacitar a los empleados, crear o comprar software y mejorar la eficiencia en la oficina. El software es una parte importante de las operaciones de la oficina y requiere procedimientos para definir las operaciones de la computadora como la seguridad, la creación y el acceso a la base de datos, el protocolo de correo electrónico y la protección contra virus. El manual de procedimientos a menudo incluirá diagramas de flujo que ayudan a crear o comprar software que satisfaga las necesidades de su oficina.
Los administradores de oficina son responsables de procesar y administrar los registros y documentos; preparación para reuniones, conferencias y eventos especiales; hacer arreglos de viaje; y comunicación con clientes, gerencia, proveedores y personal. Un manual de procedimientos efectivos describe las prácticas de la oficina con claridad y con el mayor detalle posible. Un empleado nuevo debe poder consultar el manual para obtener información sobre los procedimientos de la oficina.
Artículos que necesitarás
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Carpeta de 3 anillos
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Software de procesamiento de textos
Cómo escribir los procedimientos de la oficina administrativa
Identificar los procedimientos
El manual de procedimientos de administración de la oficina constará de varios procedimientos. Comience con el nivel más alto, los procedimientos más generales, y continúe hasta el más detallado. Debe haber un diagrama de flujo de alto nivel que indique cómo encaja cada procedimiento en esa categoría. Los diagramas de flujo facilitan la capacitación de nuevos empleados, ya que es una representación gráfica de su flujo de trabajo. El siguiente ejemplo es una simple ilustración de algunos procedimientos de oficina.
1. Registros de oficina
1.1 Compra de suministros 1.2 Presentación 1.3 Manejo de correo 1.4 Programación
1.3 Manejo de correo
1.3.3 Recibir correo -> 1.3.4 Ordenar correo -> ¿Necesita respuesta inmediata? -> Sí -> Marcar como urgente -> Entregar no -> No marcar -> Entregar
Al escribir el manual, proporcione detalles escritos para cada subtítulo. Por ejemplo:
1.3.3 Recibir correo El correo se clasifica en la sala de correo y se entrega a cada bandeja de correo del departamento antes de las 10 am. El asistente de oficina recoge el correo, lo clasifica (ver 1.3.4) y determina si el correo requiere una respuesta inmediata (ver 1.3.5).
Recopilar información de procedimiento
Este es el paso más importante en el proceso de escritura y requerirá más tiempo. Asegúrese de comprender el procedimiento que está describiendo y el alcance del proyecto. Entienda a la audiencia para este procedimiento y cómo se ajusta a los procedimientos de nivel superior. ¿Quiénes son los proveedores del procedimiento? ¿Quiénes son los propietarios y expertos en la materia? ¿Quiénes son los clientes? Cuando tenga una comprensión clara de lo anterior, siga estos pasos:
- Escribe un conjunto de preguntas de la entrevista. ¿Qué es lo que necesita saber para escribir un procedimiento detallado?
- Realizar las entrevistas y documentar los resultados.
- Cree un diagrama de flujo que represente la entrada del proceso, los pasos de trabajo y la salida.
- Revise los diagramas de flujo que ha creado con los propietarios del proceso para verificar su exactitud.
Escribir un borrador de manual
Elija un formato para el manual y asegúrese de que la administración esté de acuerdo con ese formato. Esquema de todo el manual. No desea volver a escribir el manual porque no hay acuerdo sobre el formato o el contenido. Use una carpeta de 3 anillos para que los cambios y actualizaciones se puedan hacer fácilmente. Incluya lo siguiente para cada procedimiento documentado:
- Título
- Introducción
- Visión general
- Fecha de revisión
- Propietario del procedimiento: use los títulos según corresponda y evite usar nombres personales
- Diagrama de flujo con descripciones paso a paso
- Definiciones
- Materiales o software utilizados en el procedimiento.
- Ilustraciones, tablas, cuadros y gráficos, según corresponda.
Revisar y editar
Haga que el equipo de administración responsable, el propietario del procedimiento y el cliente del procedimiento revisen el manual. Si el cliente es externo a la organización, asegúrese de contar con la aprobación de la gerencia antes de solicitar una revisión.
Es posible que desee que alguien que no sea el autor realice cada paso en el proceso para probar su exactitud e integridad. Si existen restricciones legales, asegúrese de que su organización legal interna revise el manual para verificar su cumplimiento.
Analice y corrija las deficiencias encontradas durante el proceso de revisión y escriba la versión final. Obtenga las firmas de aprobación final en el nivel adecuado antes de publicar el documento.
Nombra un solo propietario del manual que sea responsable de documentar las actualizaciones.
