De vez en cuando, los trabajadores pueden necesitar refrescar sus recuerdos sobre cómo realizar ciertas tareas. Del mismo modo, los empleados nuevos de una organización querrán aprender lo más rápido posible sin tener que seguir interrumpiendo a los supervisores o compañeros de trabajo con innumerables preguntas. Un manual de procedimientos de la oficina cumple con estos dos objetivos al tiempo que proporciona protocolos escritos y expectativas de desempeño que se pueden consultar posteriormente en las evaluaciones de los empleados y en la documentación de las medidas disciplinarias.
Identifique el propósito y el alcance del manual de oficina que desea desarrollar. El contenido de los manuales de oficina generalmente se divide en dos categorías: (1) cómo interactuar con las personas y (2) cómo realizar tareas específicas, incluida la operación del equipo necesario para crear, administrar y entregar bienes y servicios. Los manuales de Office también suelen incluir organigramas, directorios de recursos y formularios de muestra. La complejidad de un manual de oficina se basa en quiénes serán los usuarios objetivo. Si, por ejemplo, el contenido se relaciona con las relaciones con los clientes y cómo procesar las quejas, no tendría sentido incluir capítulos sobre cómo funciona una carretilla elevadora o cómo manejar materiales peligrosos.
Decida el formato de presentación que mejor se adapte a las necesidades de su empresa. Si bien los manuales de oficina generalmente se consideran pautas impresas en papel y colocadas en carpetas de tres anillos con lengüetas divisorias, la tecnología ha abierto la puerta a métodos más emocionantes, así como más económicos, de entregar información. Considere, por ejemplo, si un manual de procedimientos en línea facilitaría y aceleraría el acceso de los empleados a la información al ingresar palabras clave. Un formato electrónico también puede facilitar el proceso de actualización y revisión de contenido, así como la incorporación de contenido de audio y demostraciones de video para mejorar el aprendizaje.
Haga una lista de todos los temas de los capítulos que desea que su manual aborde. Si, por ejemplo, decide escribir pautas sobre cómo operar varios equipos de oficina, debe identificar secciones individuales para computadoras, máquinas de fax, sistemas telefónicos, microfichas, fotocopiadoras, sistemas de registro, medidores de correo y dispositivos de clasificación. Decida si va a escribir todo el contenido usted mismo o asigne el primer borrador de cada sección a las personas que estén bien versadas en el tema.
Organice los pasos de procedimiento desde los conceptos más simples hasta los más complicados. Considere si la inclusión de fotografías, dibujos, tablas u otros gráficos complementará la comprensión del usuario del material. Proporcionar un glosario de siglas y terminología específica de la tarea. Cuando sea práctico, proporcione ejemplos de cómo completar pedidos de solicitudes, reclamos de gastos de viaje, solicitudes de vacaciones, hojas de tiempo, recibos de los clientes y otros formularios utilizados por la empresa.
Establezca un marco de tiempo para completar cada sección del nuevo manual. Si es necesario, programe un bloque de tiempo cada día para investigar, escribir, revisar y ensamblar contenido.
Haga revisar el contenido por el personal de recursos humanos y el personal legal antes de la difusión para asegurarse de que su lenguaje sea claro, ordenado y coherente con los mandatos y regulaciones estatales y federales. Proporcione a cada destinatario del manual una hoja de aprobación que indique su acuerdo para leer el material y cumplir con sus directivas.
Consejos
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Un manual de oficina siempre debe considerarse un trabajo en progreso y, por lo tanto, debe revisarse de manera continua para garantizar que el contenido sea un reflejo preciso de los procedimientos que se siguen y del equipo que se utiliza para realizar esas tareas.
