En un entorno de oficina, es importante mantener siempre un comportamiento profesional. Puntualmente es esencial y se debe hacer todo lo posible para llegar a tiempo. A menos que esté esperando una llamada importante, los teléfonos celulares deben apagarse o ponerse en vibración para no interrumpir la oficina. Vístase con el atuendo adecuado para el tipo de negocio realizado. Por ejemplo, el uso de jeans en un entorno de oficina profesional se consideraría inadecuado, pero los jeans pueden ser un atuendo aceptable en una oficina de construcción.
Servicio al cliente
Uno de los factores más importantes en los procedimientos de la oficina es cómo se trata a los clientes cuando llaman o visitan la oficina.
Cuando trate con los clientes en persona, es una buena idea saludar a la persona con una sonrisa y estar atento a sus necesidades. Si un cliente se presenta con una queja, escuche atentamente pero no se ponga a la defensiva, se enfrente o se moleste, solo servirá para agravar la situación. Mostrar preocupación genuina a través de la expresión facial o el lenguaje corporal, cuando un cliente se queja. Si el cliente está despotricando, permítale que lo haga, no intente detenerlo ni hable sobre él. Una vez que hayan expresado su queja, responda con calma diciéndoles qué planea hacer para ayudarlos o a quién los va a remitir y cómo esa persona podrá ayudarlo a resolver el problema.
La etiqueta de teléfono
Debido a que la persona en el otro extremo de la línea no puede verlo, los teléfonos deben ser contestados de manera optimista. La persona en el otro extremo debe poder escuchar la “sonrisa” en su voz. Siempre conteste las llamadas entrantes con el nombre de la compañía que se ocupa de enunciar el nombre de la compañía para que sea comprensible. A veces es necesario filtrar las llamadas antes de reenviarlas al destinatario. Haga todo lo posible para que el nombre de la persona sea correcto. Tenga una libreta a mano para anotar el nombre de la persona que llama en caso de interrupciones o si el destinatario no responde y la llamada se recupera. Esto permitirá dirigirse directamente a la persona que llama.
Interacción con otros empleados
Nunca es una buena idea discutir temas personales con otros empleados o involucrarse en chismes de oficina. La política y la religión deben evitarse como temas de conversación de oficina.
Siempre sea respetuoso al dirigirse a otros empleados. Una buena regla general es que si la persona a la que se dirige está subordinada, está bien que se dirija a ellos por su primer nombre, pero un supervisor o gerente debe ser considerado como el Sr. o la Sra. A menos que soliciten ser atendidos por su primer nombre. nombre.
Organización
El área de trabajo siempre debe estar limpia, ordenada y organizada. Si está enfermo o fuera de la oficina por algún motivo, es posible que alguien tenga que recuperar información de su escritorio y no tenga que “hurgar” en todo su área de trabajo para encontrar lo que está buscando. También es importante que no guardes artículos personales en tu escritorio porque alguien accidentalmente "tropieza" con algo que no quieres que se haga público.
Atención a los detalles
Si el trabajo requiere varios pasos para completar, es una buena idea hacer una lista de verificación y marcar cada elemento a medida que se completa. No importa a qué deberes se les asigne mucha atención al detalle, es crucial para hacer un buen trabajo.
Si la creación del documento es parte del trabajo, asegúrese de ejecutar una revisión ortográfica y gramatical en cada documento. Independientemente de lo que requiera el trabajo, siempre es una buena idea revisar el trabajo antes de entregarlo.
