Incluso en una oficina de una sola persona, la organización de los procedimientos de la oficina es esencial para el funcionamiento eficiente de un negocio. La creación de un conjunto de procedimientos organizados facilita el funcionamiento de una empresa y reduce la cantidad de tiempo necesario para tareas generales, como archivar, comprar y realizar trámites básicos.
Artículos que necesitarás
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Software de procesamiento de textos
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Impresora
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Carpeta de tres anillos
Crea una lista de procedimientos que necesitan ser organizados. Asegúrese de enumerar todos los procedimientos de oficina que anticipa realizar en el futuro, incluso si se realizan con poca frecuencia.
Determine a la persona que actualmente es responsable de cada procedimiento de oficina. Si más de una persona es responsable, identifique a la persona que realiza el procedimiento de la manera más efectiva, o que es la más articulada acerca de la descripción del procedimiento.
Solicite que cada persona escriba una descripción detallada de cómo realizan cada procedimiento de oficina. Asegúrese de que cada persona siga un formato claro, paso a paso, proporcionando una plantilla o una muestra de cómo debe escribirse la descripción de cada procedimiento de oficina. Solicite que cada persona proporcione una copia de su descripción en un formato de documento de procesamiento de texto común.
Combine todas las descripciones de los procedimientos de la oficina en un único documento maestro, organizado en capítulos por función. Por ejemplo, agrupe todos los procedimientos contables en un solo capítulo, todos los procedimientos de envío en otro capítulo.
Imprima el documento completo y proporcione al menos una carpeta de tres anillos con todos los procedimientos de la oficina a su personal. Proporcione a cada miembro del personal un documento por separado, que cubra todos los procedimientos de la oficina de los que es responsable, y asegúrese de que todo el personal lea los documentos correspondientes a los procedimientos de la oficina que realizan regularmente.
