El uso de notas de los empleados para solicitar voluntarios para la planificación de festividades en la oficina es una buena manera de involucrar a muchos trabajadores y hacer que se sientan incluidos en el equipo de la oficina. El uso efectivo de los empleados voluntarios puede hacer que eventos como las fiestas de Navidad se lleven a cabo sin problemas. Los memos también aseguran que un mensaje o anuncio llegue a todos los destinatarios previstos. Al planificar fiestas de Navidad y otros eventos de oficina, debe asegurarse de que todas las personas invitadas a asistir conozcan la fecha y la hora.
Artículos que necesitarás
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Lista de empleados voluntarios potenciales
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Información de contacto para todos los voluntarios potenciales.
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Fecha, lugar y hora del evento.
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Lista de tiempo voluntario y requisitos de deber
Determine el tipo de fiesta de Navidad que tendrá su oficina. Decida si el evento se llevará a cabo en la oficina o fuera del sitio. Establecer un presupuesto. Determine la cantidad de personas a las que se invitará, incluidos los cónyuges o invitados de los empleados. Decida si se servirá alcohol y si se ofrecen bebidas de cortesía o una barra de efectivo. Mantenga una lista detallada de los parámetros de la fiesta para guiar a sus voluntarios en la configuración.
Determine cuántos empleados voluntarios necesitará para organizar y facilitar la fiesta. En la mayoría de los casos, se requerirán al menos 10 voluntarios para cubrir todas las funciones. Elija un líder voluntario para supervisar a los otros empleados voluntarios. Discuta los detalles de la organización directamente con el voluntario principal. Asegúrese de que cada posible voluntario tenga el tiempo y la capacidad para participar antes de asignar roles.
Cree una nota para todos los voluntarios potenciales que indique su necesidad de ayuda con la fiesta de la oficina. Proporcione el nombre del empleado que seleccionó para actuar como enlace voluntario. Asegúrese de que todos los voluntarios comprendan que, además de usted, habrá una persona adicional disponible para trabajar en la logística de la organización de la fiesta. Pídale a todos los destinatarios de las notas que se pongan en contacto con usted dentro de una semana para informarle si pueden ser voluntarios. Mantenga una lista de todos los que han aceptado ayudar.
Envíe un segundo memo a las personas que se han ofrecido como voluntarios. Asigne tareas y responsabilidades de la fiesta a individuos específicos o grupos pequeños. Por ejemplo, coloque un grupo a cargo de seleccionar el menú de comida; un segundo grupo encargado de hacer circular las invitaciones; Un tercer grupo a cargo de decoraciones, regalos y regalos. Continuar dividiendo las tareas hasta que todos los aspectos de la fiesta estén cubiertos. Es posible que deba reclutar voluntarios adicionales si su grupo es grande, formal o más complejo que una reunión informal en la oficina.
En la segunda nota, anuncie un calendario de reuniones del comité de voluntarios del partido, semanalmente o mensualmente, para organizar y preparar. Programe la primera reunión al menos de cuatro a seis meses antes del evento. Esto ayudará a garantizar que no se pase por alto ningún detalle y que todos los voluntarios comprendan sus responsabilidades y compromisos de tiempo. Programe las reuniones durante el tiempo de la empresa, en el lugar, pero asegúrese de que no afecten negativamente el trabajo diario de los voluntarios. Pida a todos los voluntarios que le informen si asistirán a la reunión de inicio.
Use notas para hacer un seguimiento regular con todos los voluntarios durante el proceso de planificación. Indique en cada nota lo que se discutió en la última reunión y lo que se discutirá en la próxima reunión. Pida a los voluntarios que se comuniquen con todo el grupo si tienen ideas, sugerencias, preguntas o inquietudes para que todos estén plenamente conscientes de cómo está progresando el proceso de planificación.
Antes del evento, envíe un memo a todos en su oficina o compañía, agradeciendo a los empleados voluntarios por su trabajo en la preparación de la fiesta. Esta expresión de gratitud es importante para los voluntarios.
Consejos
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Use el lenguaje de negocios tradicional al redactar notas, incluso para eventos divertidos como fiestas de Navidad. Evite usar términos de argot, lenguaje profano y cuestionable al redactar notas.
Advertencia
No permita que los voluntarios utilicen reuniones de planificación de fiestas como excusas para evitar las tareas diarias de trabajo.
