Ya sea que su empresa compre nuevas computadoras o busque un proveedor para capacitar a los empleados, es útil seguir un proceso paso a paso que garantice que obtenga lo que necesita al mismo tiempo que considera su presupuesto y expectativas para el producto o servicio. Este proceso le brinda la oportunidad de examinar en detalle las necesidades específicas de su empresa y seleccionar los productos y proveedores que sean más efectivos para su situación. Al seguir un proceso de compra comercial, no solo completará su compra, sino que también examinará los resultados para saber qué puede funcionar mejor para futuras compras.
Consejos
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Los 8 pasos del proceso de compra del negocio son:
- identificar la necesidad del negocio;
- determinar un presupuesto;
- seleccionando un equipo de compras;
- definiendo especificaciones;
- buscando opciones;
- evaluando opciones;
- haciendo la compra; y
- Revaluando la compra.
Identificar la necesidad del negocio
La compra es un aspecto importante de dirigir un negocio, por lo que es imperativo que las empresas tomen decisiones para comprar productos y servicios que mejorarán sus operaciones de alguna manera. Antes de tomar una decisión de compra, las empresas deben identificar una verdadera necesidad de su empresa. Por ejemplo, comprar un nuevo software puede mejorar la administración del inventario, o agregar una impresora puede aumentar la productividad. Muchas veces, los empleados presentan a sus empleadores las necesidades, mientras que en otras ocasiones, los empleadores tienen que reconocer una necesidad después de revisar el flujo de trabajo y los objetivos comerciales.
Determinar un presupuesto
Ya sea que sea pequeño o grande, un presupuesto puede ayudar a evitar que las empresas gasten en exceso y, aparentemente, gasten menos en las compras que deben realizar para sus operaciones. Un presupuesto le brinda al equipo de compras una guía que pueden usar a medida que investigan proveedores y productos, y evalúan las posibilidades de compra.
Seleccione un equipo de compras
Seleccione individuos de su personal para buscar opciones para la compra que su empresa desea realizar. Es útil utilizar a las personas que están en la línea del frente e involucradas con el artículo que planea comprar. Estas personas comprenden los procesos detrás del artículo que se está comprando y es probable que estén más familiarizadas con las características y los beneficios que pueden agregar valor a su organización.
Definir especificaciones
Trabaje con el equipo de compras para desarrollar una imagen clara de las especificaciones del producto o servicio que su empresa planea comprar. Si está comprando una impresora para una oficina de bienes raíces, las especificaciones pueden incluir una máquina que imprima en color, tenga un tamaño inferior a 24 pulgadas, imprima en papel brillante y fotográfico, tenga 64 MB de memoria y conectividad inalámbrica, imprima hasta 17 páginas por minuto y funciona con sistemas operativos basados en Mac o Windows. Estos detalles pueden ayudar al equipo de compras a identificar los artículos que satisfacen las necesidades de la compañía de inmediato en lugar de buscar opciones que no se ajusten a las necesidades generales.
Buscar opciones
Utilice las especificaciones del producto para buscar opciones viables. Encuentre vendedores y proveedores que ofrezcan el producto que está buscando. Tenga en cuenta los proveedores con los que ha trabajado en el pasado, aquellos que tienen ventas u ofrecen descuentos a empresas como la suya.
Evalúe sus opciones
Limita tu búsqueda e identifica las mejores opciones para tu negocio. Trabaje con el equipo de compras para identificar los pros y los contras de cada opción. Tenga en cuenta los costos, las funciones, el mantenimiento, los tiempos de entrega, las opciones de pago, el servicio al cliente y la reputación del proveedor.
Hacer la compra
Determine cómo su compañía planea pagar por la compra e identifique al miembro del equipo de compras para que firme la compra. Póngase en contacto con el proveedor que le proporciona el producto que desea comprar y haga su compra.
Reevaluar la compra
Es importante hacer un seguimiento de las compras para determinar si la compra está funcionando para su equipo. Obtenga comentarios sobre la compra para saber si es necesario realizar cambios en las especificaciones si el producto o software debe actualizarse en el futuro.
