Cuando dirige o administra una empresa que depende en gran medida de la compra de suministros o materias primas, debe familiarizarse con el proceso de compra. El proceso de compra implica una serie de pasos que garantizan que obtenga los artículos correctos cuando los necesite. Planee con anticipación, para que su proceso de pedido se realice sin problemas.
Decisiones Preliminares
El primer paso en el proceso de compra es determinar lo que necesita, así como la frecuencia con la que necesitará los artículos para su negocio. Por ejemplo, si planea ordenar suministros de oficina, decida si desea volver a ordenar cada semana, cada mes o solo cuando alcance un cierto nivel de inventario. También debe determinar cuánto puede gastar en los artículos que necesita comprar para poder negociar las tarifas con los proveedores.
Proveedores de contacto
Una vez que sepa lo que necesita, debe ponerse en contacto con los proveedores que pueden proporcionarle lo que necesita. Llame a una variedad de proveedores para solicitar un catálogo o una hoja de precios que detalla los diversos artículos en su lista. Negocie un acuerdo de proveedor con cada compañía que desea ordenar para determinar los términos exactos del acuerdo. Los términos incluyen quién pagará el envío, el programa de descuentos o el costo por artículo, y la cantidad de días que puede esperar para pagar el pedido (generalmente 30 días o más).
Enviar orden de compra
Una vez que sepa lo que desea comprar, el siguiente paso es enviar su orden de compra al proveedor. Una orden de compra es un formulario que enumera la información de su negocio, así como la del proveedor, junto con una lista detallada detallada de los artículos que desea ordenar. Puede enviar su orden de compra por correo, por fax o por correo electrónico.
Enviar pago
Después de recibir su pedido del proveedor, debe cumplir con su parte del acuerdo de compra. El proveedor le envía una factura con el monto total adeudado, que cita la fecha de vencimiento del pago según su acuerdo inicial. Envíe su pago al proveedor dentro del plazo establecido en su acuerdo mediante un cheque comercial o una tarjeta de crédito. Asegúrese de verificar que ha recibido todos los artículos pedidos antes de pagar la factura.
