Una empresa que vende productos o necesita suministros de manera regular debe tener una unidad de compra o punto de contacto. La persona a cargo de este proceso se llama agente de compras. Antes de solicitar un inventario para una empresa, es importante comprender los conceptos básicos del proceso de compra y pedido.
Evaluación
Uno de los primeros pasos del proceso de compra y pedido de inventario es evaluar los artículos que la compañía podría comprar. Un comprador prudente se preocupa por la calidad cuando se trata de necesidades de inventario. Es responsable de asegurarse de que la empresa no reciba un producto mal hecho o la materia prima incorrecta. Por lo tanto, los compradores comúnmente solicitan muestras de materiales, productos y suministros para garantizar que cumplan con los estándares de calidad de la empresa.
Crear Acuerdo
Una vez que el representante de compras decide sobre un proveedor y los productos necesarios, el siguiente paso es negociar un acuerdo de ventas. En el acuerdo de venta, el comprador y el distribuidor acuerdan un descuento en el precio de los artículos de inventario y las condiciones de pago. Por ejemplo, "30 netos" significa que el pago vence 30 días después de la fecha de la factura. El acuerdo también enumera las condiciones y reglas para devoluciones, cambios y pagos por costos de flete.
Enviar orden de compra
El siguiente paso es que el comprador envíe una orden de compra al distribuidor, mayorista o fabricante. La orden de compra es un compromiso de comprar artículos, siempre que el destinatario los entregue. La orden de compra describe los artículos exactos que el comprador desea para el inventario y la dirección de envío. También incluye un número de orden de compra, número de cuenta (asignado por el distribuidor o fabricante) y un resumen de los términos que ambas partes acordaron.
Factura de pago
La empresa distribuidora recibe y procesa la orden de compra del comprador. Después de enviar los artículos al comprador, el distribuidor emite una factura para solicitar el pago. La factura contiene el número de pedido de compra, el número de cuenta, la dirección del comprador, una descripción de los artículos enviados y el monto total adeudado. La factura también incluye la fecha de emisión y los términos (como 30 netos, con vencimiento dentro de los 30 días) para que el comprador pueda enviar el pago a tiempo.
