Ya sea que esté recibiendo un pedido de una pizza, un pedido de un anuncio de televisión, piezas de automóvil o un sistema de transporte, el proceso para recibir un pedido no cambia. Ser cortés y recopilar toda la información necesaria para realizar el pedido completa la transacción de manera profesional y promueve la satisfacción del cliente. El proceso de toma de pedidos puede determinar si un cliente hace un pedido de repetición.
Identifique usted mismo y su lugar de trabajo cuando conteste el teléfono. Por ejemplo, "ABC123 Company, esta es Sally, ¿cómo puedo ayudarlo hoy?" Nunca coma ni beba cuando está hablando por teléfono y hable clara y lentamente para que el cliente pueda entenderlo. Mantenga su voz en un nivel uniforme; Si tiene una tendencia a hablar en voz alta, frene esa tendencia cuando esté hablando por teléfono en el trabajo y mantenga un tono amistoso en su voz. Usa la gramática correcta y evita la jerga.
Pregunte por el nombre de la persona que llama y utilícelo durante el curso de la conversación. No llame a un cliente por su nombre a menos que ella le indique que lo haga; utilizar su título formal. Nunca ponga al cliente en espera o al altavoz, sin antes pedirle permiso y esperar su respuesta.
Escuche atentamente al cliente y anote cualquier información pertinente. Pídale que repita si es necesario. No confíes en tu memoria. Nunca actúe como si tuviera prisa, el cliente más importante es el que está actualmente en el teléfono. Mantenga su actitud paciente y útil.
Asegúrese de obtener toda la información necesaria para realizar el pedido, incluido el artículo exacto, las especificaciones, el tamaño y cualquier otra información pertinente. Es mejor tener más información de la que necesita para realizar el pedido correctamente que demasiado poco. Siempre repita el pedido de la cliente para verificarlo. Asegúrese de que tenga claro el precio del artículo pedido para evitar que el cliente reciba una sorpresa desagradable cuando reciba la factura.
Pídale al cliente su número de teléfono para que pueda devolverle la llamada si tiene alguna pregunta sobre el pedido más adelante. Termine siempre la conversación agradeciendo al cliente por su negocio. Espere a que primero cuelgue el teléfono para que no escuche el ruido del teléfono colgando.
