Las llamadas de conferencia proporcionan una solución conveniente para reunir a su equipo para discutir un proyecto, recibir información actualizada y obtener consenso. Muchas compañías han contratado compañías de servicios de conferencias, y estas compañías pueden proporcionar números de teléfono dedicados y códigos de acceso para el personal, junto con una utilidad web que programa y notifica las reuniones de teleconferencia. Un número de teleconferencia asignado proporciona flexibilidad para realizar llamadas de conferencia en cualquier momento, y las notificaciones de las reuniones se pueden enviar por correo electrónico a los participantes. Los servicios de llamadas de presupuesto o gratuitas para pequeñas empresas asignan un número de teleconferencia en el momento de la programación, por lo que programar una reunión en línea requiere una planificación mínima.
Línea de conferencia dedicada
Abra un nuevo mensaje de correo electrónico o una solicitud de reunión (si su aplicación de correo electrónico tiene esta función, como Microsoft Outlook). Escriba las direcciones de correo electrónico de los asistentes en la sección "Para" o "Participantes". Escriba el tema de la reunión en la línea "Asunto".
Escriba la siguiente información en el cuerpo del correo electrónico o use los campos automáticos en la solicitud de reunión: Fecha de la reunión Hora de inicio de la reunión (incluya la zona horaria) Hora de finalización de la reunión (incluya la zona horaria) Número de llamada (su número de teléfono de conferencia dedicado) Código de la conferencia (si corresponde, para que los asistentes puedan acceder a la conferencia)
Abra la sección de programación de convocatorias de reunión y use el menú desplegable junto a cada participante para designar si se necesitan o los asistentes opcionales (la mayoría de los programas tienen a los asistentes predeterminados según sea necesario). Si los horarios están disponibles en línea, verifique que los asistentes requeridos estén disponibles durante el período y la fecha deseados.
Adjunte una agenda o material de reunión haciendo clic en el botón "Adjunto" en la barra de herramientas de correo electrónico. Si lo desea, escriba un mensaje en el cuerpo de su correo electrónico, después de los detalles de la llamada de conferencia. Haga clic en el botón "Enviar" para transmitir su aviso de reunión.
Programar una llamada de conferencia usando la utilidad web
Inicie sesión en su cuenta de servicio de conferencia, como Premiere Conferencing, Go To Meeting o Free Conference.
Haga clic en la opción "Programar conferencia". Seleccione la fecha de la reunión, la hora de inicio y la hora de finalización (o la duración) y el número esperado de asistentes. Escriba el tema de su reunión en el campo "Tema". Seleccione el tipo de llamada de conferencia haciendo clic en la opción "Conferencia gratuita" o "Conferencia de marcación directa".
Revise la exactitud de la información y haga clic en el botón "Programar". Imprima la página de confirmación para detalles de la llamada de conferencia o guarde la información en su computadora.
Haga clic en la opción para enviar una notificación por correo electrónico a sus asistentes. Escriba los nombres de los asistentes y las direcciones de correo electrónico en los campos correspondientes. Haga clic en el botón "Enviar" para transmitir una notificación a sus asistentes con instrucciones de acceso telefónico y una confirmación a su dirección de correo electrónico.
Consejos
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Pídales a los asistentes que confirmen que se unirán a la llamada de conferencia; pueden responder afirmativamente a su mensaje de correo electrónico o hacer clic en el botón "Aceptar" en la notificación de su solicitud de reunión. Envíe un correo electrónico de recordatorio y cualquier información complementaria el día antes de su reunión. Al programar una llamada de conferencia con la herramienta web, extienda la duración o la hora de finalización y asigne uno o dos asistentes más de lo planeado, para tener flexibilidad. El servicio de conferencias generalmente le cobrará solo por el número de asistentes y la cantidad real de minutos utilizados.
Advertencia
Evite confusiones al verificar los detalles de la reunión antes de enviar su notificación. Algunas aplicaciones de correo electrónico registran todas las convocatorias de reuniones en el calendario y se agregan reuniones conflictivas o actualizadas (sin reemplazar la cita obsoleta).
