Tener una pequeña empresa a menudo significa que hay menos personas disponibles, tienen menos tiempo y, a menudo, deben realizar varias tareas diferentes a la vez. Haber establecido procedimientos de oficina puede ahorrar tiempo, estrés y dinero para todos los involucrados. El procedimiento estándar significa que todas las partes saben cómo proceder en sus actividades diarias y dónde reside la responsabilidad final.
Cuestiones de recursos humanos
Los recursos humanos son un área en la que las políticas y procedimientos predeterminados pueden eliminar la confusión y el conflicto. Debe haber procedimientos claros sobre ausencias, uso del teléfono, pago por enfermedad, solicitudes de vacaciones, asuntos de seguro de salud y seguridad en el lugar de trabajo. A menudo es una buena idea compilar un manual, sin importar lo pequeño que sea, para proporcionar respuestas a varios problemas antes de los problemas. Los conflictos de empleados, el robo, el acoso, la violencia en el lugar de trabajo y otros problemas importantes pueden evitarse con políticas y procedimientos claros para manejar estas situaciones. Las revisiones y advertencias de los empleados se pueden cubrir, así como las fechas de los paquetes de beneficios y otras preguntas.
Deberes de trabajo
Las pequeñas oficinas en particular pueden tener dificultades para delinear los deberes de trabajo exactos del personal. La confusión puede eliminarse asegurándose de que los empleados sepan qué implican sus trabajos y qué tareas adicionales se les puede solicitar que cubran. Esto puede requerir cuadros de organización que indiquen quién se hace cargo cuando otros están fuera de la oficina en días de enfermedad o vacaciones. Una descripción clara de quién tiene la última palabra en áreas específicas puede contribuir en gran medida a prevenir la confusión y los sentimientos difíciles dentro de la red de la oficina. De acuerdo con Smallbiztrends.com, el gerente de la oficina es el que tiene más probabilidades de asumir una tarea adicional, como los recursos humanos, las compras y los problemas de tecnología de la información que van más allá de las tareas clericales tradicionales.
Procedimientos financieros
Los costos pueden salirse de control rápidamente cuando se ejecuta una pequeña empresa, por lo que un programa de contabilidad de oficina fácil de usar es crucial para los buenos procedimientos de oficina. Se puede acceder fácilmente a las operaciones de cuentas por pagar y por cobrar en el día a día para garantizar que la empresa funcione dentro de las restricciones presupuestarias. El acceso a los datos financieros puede estar limitado a aquellos que necesitan saber. Los procedimientos para administrar el efectivo y las compras pequeñas deben ser claros con un fácil registro. Los formularios deben estar estandarizados para problemas de compra, inventario, facturación y mantenimiento.
