Ningún formato de fax establecido se ajusta a todas las situaciones. Sin embargo, seguir algunas pautas generales ayudará al destinatario del fax a localizar rápidamente la información en el fax. Estas pautas también asegurarán que el destinatario no tendrá ningún problema cuando llegue el fax y que evitará problemas cuando lo envíe.
Mantenga su fax entre 10 y 12 páginas. Muchas máquinas de fax de oficinas pequeñas no pueden manejar demasiadas páginas a la vez. Los faxes grandes también atan las líneas telefónicas compartidas con las máquinas de fax. Divida su fax en varios lotes si tiene que enviar más de 10 a 12 páginas. Dígale al destinatario que espere más de un fax suyo.
Ajuste los márgenes de la página o el tamaño de la fuente para ayudarlo a lograr menos páginas. Sin embargo, recuerde que los tamaños de fuente más pequeños pueden no ser muy fáciles de leer y que los márgenes pequeños pueden parecer poco profesionales, como en un currículum. Utilice al menos una fuente de 11 puntos.
Escribir faxes en un formato de carta de negocios cuando sea posible. Los márgenes deben ser de una pulgada en los lados izquierdo y derecho y una pulgada y media en la parte superior e inferior, si es posible. Espacie a su carta, doble espacio entre párrafos. Incluya una línea de datos en la parte superior y los bloques de direcciones para el remitente y el destinatario antes del saludo. El bloque de dirección del remitente va primero.
Incluye una portada con tu fax. La portada no tiene que seguir un cierto formato de diseño, pero debe incluir la información de contacto del remitente y del destinatario, cuántas páginas contiene el fax y una línea de asunto que indique de qué se trata el fax. Agregue algunas líneas para cualquier comentario personal con respecto al fax, también. La información de contacto puede incluir nombres de personas y empresas, nombres de departamentos, direcciones, direcciones de correo electrónico y números de teléfono. La carta de presentación debe ser fácil de leer para que el destinatario pueda encontrar rápidamente información sobre ella.
Evite enviar faxes con gráficos, si es posible. Toman demasiado tiempo para enviar y recibir, y desperdician mucha tinta. Además, generalmente no se muestran muy bien en los faxes debido a una impresión de baja calidad.
