Una solicitud de propuestas es un documento emitido por una compañía, una organización sin fines de lucro o una agencia gubernamental que solicita respuestas de proveedores potenciales a los requisitos enumerados. Si bien las RFP varían en tamaño, alcance y forma, generalmente cubren temas similares. Normalmente, una solicitud de propuesta le informará a los proveedores sobre la entidad patrocinadora, lo que desea obtener y establecerá los términos y condiciones para la selección. Una solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés) suele pedir a los proveedores que expliquen por qué están calificados para responder, cómo pretenden cumplir los objetivos descritos en la propuesta y el precio que esperan que se les pague.
Describa el propósito y el alcance de la RFP, incluidos los bienes, productos o servicios que desea adquirir y las calificaciones que espera que el proveedor posea. Esto permitirá a los proveedores determinar si son elegibles y desean responder. Al indicar que su compañía necesita 10,000 widgets azules entregados en tres meses, su organización está buscando un lugar y equipo para preparar y servir 200 comidas diarias para clientes ancianos, o su agencia requiere capacitación para mejorar el servicio al cliente, puede guardar su propia cuenta y la suya. El tiempo y el esfuerzo de los vendedores.
Escriba una descripción de su compañía, organización o agencia que proporcione datos útiles a los proveedores potenciales. Como la mayoría de los proveedores costarán tiempo y dinero responder a su RFP, esto ayuda a establecer una futura relación de trabajo. Explique lo que pretende lograr con su producto o servicio. Identifique a las personas a quienes deben dirigir sus preguntas y correspondencia.
Especifique el alcance del trabajo con todo detalle para que los proveedores puedan hacer proyecciones precisas de mano de obra, materiales y otros costos.Enumere sus fechas de finalización proyectadas para que puedan desarrollar una línea de tiempo realista. Describa las condiciones que espera que cumplan, como las normas laborales, ambientales y de seguridad. Indique los estándares de rendimiento que necesita y cómo espera monitorear y evaluar su esfuerzo.
Enumere los planes, informes, productos, servicios y materiales que espera que se entreguen y cuándo desea que se completen. Los proveedores pueden tener circunstancias que les impidan entregar lo que solicita cuando lo espera. Es probable que las diferencias entre sus expectativas y un proveedor sean objeto de discusión durante las negociaciones del contrato. Algunas RFP incluyen una sección con elementos estándar del contrato propuesto, como cláusulas de cancelación y acuerdos de confidencialidad
Incluya en su RFP los criterios que utilizará para evaluar las respuestas que recibe y la forma y el momento de la adjudicación al adjudicatario. Esto es importante para evitar reclamos de favoritismo u otras prácticas desleales. Muchas RFP utilizan un sistema de puntos, otorgando puntos por elementos tales como costo, alcance del trabajo, calificaciones y personal.
