La "oficina sin papel" nunca se puede realizar al 100 por ciento. A pesar del uso intensivo de computadoras, casi todas las empresas todavía requieren algunos documentos en papel. Esto presenta un desafío cuando las empresas dependientes de computadoras necesitan interactuar con datos de formularios en papel. La "conversión" de datos físicos a sistemas virtuales se puede lograr a través de la entrada de datos manual, imágenes de documentos y reconocimiento óptico.
Artículos que necesitarás
-
Documentos en papel
-
Presupuesto para equipo y personal.
Define tus objetivos y necesidades de negocio. Determine si está capturando los pagos de los clientes, procesando solicitudes o archivando documentos internos. Averigüe si necesita guardar imágenes reales de los documentos para el almacenamiento electrónico, o simplemente necesita capturar los datos en papel en una base de datos de computadora. Tomar estas determinaciones lo ayudará a decidir qué sistema de procesamiento de datos se ajustará mejor a sus necesidades.
Investigación de soluciones de software empresarial. Solicite referencias de software y proveedores de compañías que capturan datos similares a lo que pretende hacer. Pregunte si puede visitar los sitios de trabajo haciendo el tipo de conversión de papel a electrónico que pretende hacer. La mejor manera de elegir un sistema es verlo en acción. Si solo está capturando un pequeño volumen de datos de los formularios, puede salir con una persona escribiendo los datos en una hoja de cálculo de Excel. Pero en los negocios modernos, este probablemente no sea el caso. Es probable que necesite encontrar un sistema de software, y tal vez incluso un nuevo hardware, si la captura de documentos / imágenes es parte de su plan.
Compare las soluciones de software que ha investigado y elija una. Póngase en contacto con el proveedor o distribuidor de software para comenzar el proceso de compra del sistema y tenerlo instalado. El primer paso, generalmente conocido como "descubrimiento", es cuando el proveedor viaja a su sitio para determinar sus necesidades exactas y la mejor solución para ellas.
Permanezca comprometido con el proveedor durante el descubrimiento y durante la instalación. Haga muchas preguntas y tome posesión del proyecto; anime a los empleados que realizarán actividades de captura de documentos e ingreso de datos a hacer lo mismo.
Prueba el sistema completamente. Si hay errores o lagunas en la solución, es mejor encontrarlos mientras el proveedor está en el sitio. Esto hará que la resolución de problemas y la resolución sean mucho más rápidas.
Consejos
-
Trabaje con un proveedor de renombre e intente solicitar comentarios de uno de los clientes anteriores del proveedor.
