Un documento de alcance del proyecto es esencial para aclarar los entregables de un proyecto, ya sea que el proyecto esté desarrollando software o ajardinando un patio. El documento de alcance del proyecto a menudo lo crea un gerente de proyecto o un analista, que trabaja en estrecha colaboración con el cliente y otros miembros del equipo del proyecto. Una vez que se complete el alcance, debe revisarse con el cliente, el equipo y la administración para verificar que sea correcto, todas las partes interesadas lo acepten y los resultados del proyecto satisfarán las necesidades de los clientes. El alcance debe ser aprobado por el cliente y los miembros de su organización de acuerdo con su proceso de desarrollo.
Prepárese para la revisión del alcance del proyecto
Cree una lista de todos los clientes y miembros del equipo que necesitan revisar el documento de alcance. Revise los documentos de inicio del proyecto o consulte con el gerente del proyecto para recopilar esta información.
Organice una reunión e invite a todos los miembros del equipo. La reunión puede ser en persona o puede ser virtual, dependiendo de la estructura y tecnología de su organización.
Enviar el documento de alcance completado a la lista. Envíelo varios días antes de la reunión para que los asistentes tengan tiempo suficiente para revisarlo.
Haga copias del documento para llevar a una reunión física. Incluso si planea mostrar una copia electrónica en un retroproyector o dispositivo similar, algunos de sus asistentes pueden sentirse más cómodos trabajando desde una copia impresa.
Realice una revisión del alcance con clientes y miembros del equipo
Reunirse con los clientes y el equipo. Lea el documento, particularmente aquellas áreas que son más complejas o más sujetas a interpretación. Aunque ha enviado el documento por adelantado, espere que la mayoría de los asistentes no lo hayan escrito.
Capture cualquier pregunta pendiente o cambio en el alcance del documento.
Actualice el alcance con las respuestas a las preguntas y otros cambios, y envíelo a los clientes y miembros del equipo del proyecto, solicitando el cierre de sesión y la aprobación del documento.
Consejos
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En algunas organizaciones, puede ser difícil programar reuniones a las que todos puedan asistir. Averigüe a las personas que deben asistir en persona y programe sus calendarios. Haga un seguimiento con otras personas que no puedan asistir por correo electrónico o llamadas telefónicas para ver si tienen algún comentario sobre el documento de alcance.
