A pesar de centrarse en la angustia, la canción "Return to Sender" de Elvis Presley presenta varias razones válidas por las que la oficina postal puede devolver un paquete o una carta a su empresa. Una dirección incorrecta, incluido el número de la calle o el código postal, podría enviar una factura o un pedido. La falta de una dirección de reenvío para un destinatario previsto o un franqueo insuficiente también son razones principales para el rechazo.
Lo sentimos, nos mudamos
Para las empresas con programas de facturación mensuales, un cambio de dirección para el cliente puede devolver una factura. Idealmente, una persona que mueve direcciones se comunica con cada uno de sus titulares de cuentas clave individualmente para informar una nueva dirección y presenta un formulario de cambio de dirección con el Servicio Postal de los Estados Unidos (USPS). La oficina postal luego marca el correo destinado al destinatario y coloca una etiqueta de dirección autoadhesiva en la parte delantera, remitiéndola a la nueva dirección.
Cuando esto no sucede, su negocio se queda con la factura, literal y figurativamente. Si un cliente se va de la ciudad y le debe a su negocio una gran suma de dinero, continúe enviando los estados de cuenta por un período de tiempo en caso de que se envíe una solicitud de reenvío más adelante. Después de transcurrir de tres a seis meses, considere colocar la cuenta con un servicio de cobro de deudas o usar un servicio de rastreo de saltos para localizar nueva información de contacto.
CORREOS. Sólo caja, por favor
Existen muchas situaciones en las que la dirección física de una persona puede no coincidir con su dirección de correo a través del USPS. En algunos casos, es posible que no se ofrezca el envío postal puerta a puerta, pero se utiliza un buzón comunitario, como los que se utilizan en un complejo de apartamentos, o un apartado de correos. Esto solo afectaría a los artículos enviados a través del USPS, ya que tanto FedEx como UPS se entregan a direcciones o puntos de entrega de paquetes predeterminados, como la oficina de un complejo de apartamentos, por ejemplo. Es posible que su cliente no se dé cuenta de la distinción al proporcionar la dirección de envío de un artículo. Para evitar problemas al realizar envíos en el futuro, especifique en el proceso de recopilación de direcciones que envíe a través de USPS y debe recibir una notificación si un cliente no puede recibir la entrega a domicilio a través del servicio.
Direcciones inapropiadas
Comuníquese con un cliente o cliente cuando se envíe un correo por una dirección incorrecta para determinar el problema. Si se trata de un problema postal / dirección postal, el problema se puede corregir enviándolo a través de un servicio alternativo. En otros casos, un error grave en un formulario de pedido o en blanco puede estar causando el problema. La maquinaria de clasificación de USPS se basa en direcciones que se ajustan a un estándar de nombre, dirección y una última línea que consta de la ciudad, el estado y el código postal. Cuando una carta no presenta una parte de esta información, puede causar problemas de clasificación, retrasos o devoluciones.
Una pequeña oficina de correos puede recibir una carta dirigida a John Smith en Elm Street sin un código postal y saber dónde entregar la carta debido a la porción de la dirección de la calle y la inclusión del nombre de su ciudad. Sin embargo, la misma carta enviada a una gran ciudad con múltiples calles con la palabra "Elm" y múltiples John Smith sería más difícil de precisar. Si la oficina de correos no puede determinar que el artículo se entregará a la persona adecuada, se devolverá al remitente. Antes de enviar documentos comerciales oficiales, siempre revise sus etiquetas de correo para detectar errores de dirección o manchas en la etiqueta, como tinta manchada, que podrían causar problemas de entrega.
Franqueo insuficiente
Los paquetes y las cartas también se devuelven al remitente por un envío insuficiente. Con Express Mail, la devolución es obligatoria. Con otras clases de correo, el artículo puede enviarse al destinatario con el franqueo debido o devuelto. Sin embargo, el destinatario se reserva el derecho de rechazar la entrega y no pagar el costo adicional. Invierta en una balanza digital de calidad si su empresa envía artículos con regularidad y compra el franqueo a través de un servicio en línea, como Click-N-Ship, que permite una entrada independiente del peso del paquete.
